Conforme a tecnologia vai se desenvolvendo, o mundo passa a usar meios de comunicação variados.
Conforme a tecnologia vai se desenvolvendo, o mundo passa a usar meios de comunicação variados. No mundo dos negócios não é diferente! Podemos ver, por exemplo, como os smartphones e as videochamadas transformaram a comunicação empresarial.
Apesar disso, muitas empresas enfrentam problemas na comunicação, com funcionários trabalhando home office e dificuldades nas reuniões por videoconferência, por exemplo.
Dessa forma, explicaremos o que é a comunicação empresarial, qual sua importância e os benefícios que ela pode trazer para a sua empresa! Acompanhe.
Comunicação empresarial é o processo de partilhar informações entre pessoas dentro e fora da empresa, realizado para o benefício comercial e institucional da organização.
Ainda, a comunicação organizacional pode se referir a como uma empresa compartilha informações para promover seus produtos ou serviços para consumidores em potencial.
Uma comunicação empresarial eficaz garante uma boa interação entre os colaboradores e principalmente com os clientes. Assim, focando em atingir as metas, melhorar as práticas e ajudar a reduzir erros da empresa.
Apesar de os termos serem semelhantes de muitas maneiras, acadêmicos e estudiosos do assunto propõem distinções entre comunicação empresarial e organizacional.
A comunicação empresarial se refere a iniciativas de interação e partilha de informações que geram benefícios para uma empresa, sejam eles para fortalecimento de marca ou para gerar lucros e um impacto social.
Em contrapartida, a comunicação organizacional toma um sentido mais amplo. Ela está ligada a ações que vão proporcionar ganhos não somente para a empresa, mas para outras pessoas e empreendimentos.
É por isso que esse termo pode ser mais bem empregado para descrever as práticas de instituições sem fins lucrativos, ONGs e associações.
Os principais tipos de comunicação em uma empresa são: comunicação interna e externa.
A comunicação empresarial externa é qualquer mensagem que sai da equipe interna e do escritório envolvendo fornecedores, clientes ou qualquer coisa que afete sua marca. Alguns exemplos são apresentações de vendas, folhetos e redes sociais.
Comunicar-se de forma efetiva apenas traz vantagens para pessoas e negócios. A comunicação empresarial é uma oportunidade de humanizar a instituição e apostar no poder do diálogo para resolver problemas e potencializar a performance. Entenda, a seguir, porque a comunicação empresarial é relevante.
Muitas empresas preferem aderir a um clima de “mistério”, restringindo informações aos gestores, de modo que boa parte dos colaboradores não faz ideia da realidade do negócio. O que a instituição ganha com isso? Nada.
Apenas contribui para criar um ambiente de insegurança e desconfiança, abrindo espaço para fofocas, especulações e teorias.
A empresa é um organismo vivo e suas equipes são parte essencial em seu funcionamento. Ao apostar em uma comunicação transparente, a gestão não estimula o surgimento de rumores e transmite mais confiabilidade e firmeza para seu time.
Da mesma forma, quanto mais bem informados são os colaboradores, maior é seu sentimento de pertencimento e satisfação em relação ao negócio, o que nos leva ao próximo tema.
Uma empresa que pode contar com um time engajado e que sente orgulho de fazer parte da instituição. Colaboradores assim formam equipes entrosadas que dão o seu melhor e contribuem para impulsionar o negócio.
Portanto, investir em uma comunicação empresarial contínua, aberta e verdadeira é um fator crucial para estimular as pessoas e fazê-las se sentirem parte da organização.
Com uma boa comunicação empresarial estabelecida, os colaboradores certamente se sentirão mais à vontade para contribuir com ideias e propor melhorias. Isso cria um terreno fértil para a inovação.
Para inovar e pensar diferente, elaborando saídas criativas para os problemas, é importante fomentar as trocas e ter contato com pontos de vista diversos.
O clima dentro do ambiente de trabalho tende a melhorar quando não há incertezas e insegurança entre os colaboradores e o direcionamento do negócio.
Uma vez que tudo é exposto de forma clara, os profissionais sabem que tarefas devem cumprir e se sentem confortáveis para falar com a gestão e manifestar suas dúvidas e inquietações.
Desse modo, a tendência é que essa sensação de bem-estar domine o ambiente, facilitando o trabalho em equipe e promovendo um clima de colaboração e interatividade.
De fato, não há como controlar que todas as pessoas vão estabelecer uma afinidade no trabalho. Contudo, uma atmosfera de competitividade, falta de coleguismo e tensão é muitas vezes favorecida por uma gestão menos acolhedora.
Os benefícios da comunicação empresarial vão muito além de somente transmitir informações de maneira clara.
Quando esse processo é feito de maneira alinhada, bem feita e clara, gera resultados em todos os departamentos, desde o financeiro, até o relacionamento com o cliente.
Para você entender como isso acontece na prática, separamos alguns dos benefícios da comunicação empresarial eficaz. Veja só.
Você já parou para pensar em quantos problemas poderiam ter sido evitados com uma simples conversa e alinhamento? Os departamentos de uma empresa precisam funcionar de maneira sistêmica. Ou seja, interconectados e integrados.
Por mais que existam tecnologias eficientes para essa integração, é primordial e processo básico, que os responsáveis pelos setores tenham uma comunicação clara, eficiente e periódica.
Portanto, a comunicação empresarial eficiente permite que os departamentos trabalhem em sintonia, como um conjunto. Isso evita gargalos produtivos e operacionais, erros e prejuízos financeiros. Esse alinhamento reflete até mesmo na melhora do atendimento ao cliente.
Problemas, imprevistos e eventos que podem prejudicar a imagem da companhia estão suscetíveis a acontecer em qualquer momento. Crises, conflitos e polêmicas envolvendo o nome da empresa, por exemplo, já ocorreram e ainda ocorrem nas maiores corporações.
O perigo é: se a crise não for bem gerenciada e controlada, pode acarretar danos sérios, fazendo com que o negócio fique manchado por anos — se não o levar à falência.
Parece exagero? Sim. Mas não é. Um exemplo disso são grandes polêmicas envolvendo gigantes do mercado, como McDonald ‘s, JBS, Boticário e outras.
Esses problemas podem surgir de qualquer departamento e processo, como vazamento de dados, erros na linha de produção ou falhas no gerenciamento.
Então, como a comunicação empresarial auxilia no enfrentamento, e a evitar, crises? Primeiramente, é por meio desse processo de transmissão de informações, conhecimento e de alinhamentos que erros são evitados.
Isso acontece quando toda a equipe trabalha com o mesmo propósito e com a padronização de processos.
Ainda, a comunicação empresarial está presente quando se define canais internos e externos para tratar desses eventos caóticos. Por fim, a comunicação na empresa permite que todos os colaboradores estejam atualizados e a par dos problemas que estão acontecendo. Assim, é possível criar soluções em conjunto, tanto para contornar a situação quanto para evitar crises futuras.
Um dos elementos do branding de uma marca é justamente como ela conversa e se conecta, tanto com o público quanto com seus colaboradores.
A construção da identidade também é um dos resultados de uma comunicação empresarial alinhada, uma vez que ela é a ponte para o desenvolvimento das empresas. Ou seja, ela ajuda no relacionamento com clientes, fornecedores, parceiros e colaboradores.
Cada empresa tem sua rede de contatos, fornecedores, revendedores e terceirizados que colaboram para seu crescimento. Por isso, é fundamental se comunicar regularmente com esses parceiros para evitar interrupções, seja por visitas ocasionais, e-mail ou telefone.
Quando seus funcionários têm todas as informações que precisam para fazer um trabalho bem feito, eles podem trabalhar de maneira mais rápida, segura e eficaz, pois a comunicação efetiva reduz as chances da ocorrência de mal-entendidos.
A comunicação com seus clientes deve ir além de apenas comunicá-los sobre novos produtos. O relacionamento pode ser fortalecido com boletins informativos, mídias sociais e blogs que apresentam conteúdos com soluções para problemas típicos, com instruções, dicas, entre outras informações.
Conforme seus clientes veem seu domínio em determinada área, a confiança deles aumenta em você. Também é importante possibilitar que deem feedback sobre como está sendo a experiência com o seu negócio. Isso pode ser feito por meio de um formulário em um site ou pesquisa por e-mail.
Com o resultado em mãos, a empresa poderá ver no que deve melhorar em relação ao serviço e à experiência do cliente.
Uma comunicação empresarial efetiva promove relacionamentos agradáveis em seu local de trabalho, tornando o ambiente bem mais positivo. Quando os funcionários têm uma boa comunicação entre si, o lugar fica mais descontraído e eles trabalham felizes.
Os funcionários se sentem à vontade para compartilhar suas preocupações com um colega da equipe, pois sabem que serão bem recebidos e ouvidos. Além disso, a comunicação eficaz ajuda a superar os problemas de comunicação baseados na personalidade, cultura e experiência.
Veja a seguir algumas dicas para melhorar a comunicação dentro da empresa.
A transparência diz respeito à verdade, abertura e sinceridade quando se quer transmitir um recado, alinhamento de processo ou informação.
Isto é, aqueles que estão ouvindo precisam entender o que realmente se passa na empresa. Essa também é uma questão de credibilidade da corporação.
O engajamento está ligado à relevância daquela conversa para os ouvintes. Ou seja, as informações devem ser transmitidas a quem realmente for necessário. Caso contrário, o receptor perde o interesse e o engajamento.
Implementar uma estratégia de comunicação interna garante que sua empresa comunique a mensagem ideal às pessoas certas por meio do canal mais eficaz. Como isso pode ser implementado?
Um treinamento adequado é fundamental para desenvolver as habilidades dos funcionários e melhorar seu desempenho no trabalho, pois ajuda a:
Ouvir as palavras que alguém diz nem sempre é o mesmo que escutar. Escutar ativamente implica engajamento e reconhecimento.
Fazer perguntas, acenar com a cabeça e repetir o que foi dito são estratégias de escuta ativa que melhoram a qualidade da conversa e faz com que você se lembre da maior parte das informações que escutou.
No trabalho, a escuta ativa mostra seu interesse pela pessoa, aumenta a quantidade de informações que você se lembrará e cria uma conexão entre as partes envolvidas.
O ambiente de trabalho pode ser muito estressante, não é mesmo? Por isso, é importante mostrar empatia uns com os outros. Isso ajuda a construir confiança entre os colegas de trabalho e também pode incentivar as pessoas a dar o melhor de si.
Compartilhe seus sentimentos com seus colegas de equipe. Você vai se surpreender ao saber que, na maioria das vezes, grande parte das pessoas compartilham os mesmos sentimentos e desafios que você.
Por fim, a fluidez está relacionada à facilidade da comunicação. Não adianta falar termos técnicos e financeiros com quem é da área operacional, certo? A comunicação deve ser simples e de fácil entendimento.
Estude quais ferramentas serão úteis para a eficácia da comunicação em sua empresa. Perceba que, enquanto os mais jovens preferem ferramentas digitais como usar o chat ao vivo, as gerações mais antigas ainda preferem receber um e-mail.
Para facilitar a comunicação, muitas empresas utilizam aplicativos de mensagens de equipe, como WhatsApp e Slack. Além de economizar tempo, os aplicativos de comunicação têm vantagens, como acesso facilitado a todos em tempo real.
Comunicar-se de forma efetiva é uma capacidade que todas as pessoas podem — e devem — desenvolver. Essa é a missão da SOAP, facilitar o desenvolvimento de talentos e potencializar o aprendizado por meio de uma metodologia de ensino inovadora.
A SOAP tem um portfólio rico de treinamentos corporativos de comunicação para ajudar você e sua empresa a despertar e exercitar habilidades, no seu tempo e dentro da sua realidade. Estão disponíveis treinamentos presenciais e online.
A comunicação empresarial é um dos pilares para o crescimento de uma empresa. Além de manter a ordem internamente, esse processo permite construção da sua imagem perante o público e vai muito além de uma conversa.
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