Comunicação

Como utilizar a comunicação assíncrona de forma eficaz no trabalho

Entre os desafios mais comuns dos líderes, a comunicação é um dos principais — sobretudo quando existe o distanciamento físico.

Treinamento SOAP
27/05/2021

Entre os desafios mais comuns dos líderes, a comunicação é um dos principais — sobretudo quando existe o distanciamento físico. Segundo um levantamento da Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (ABERJE), a digitalização do diálogo interno, trabalho remoto e reforço no contato com a liderança são tendências, o que leva à comunicação assíncrona.

Esse modelo é utilizado a todo momento nas empresas, mas ganhou uma importância ainda maior quando nos vimos em um cenário de pandemia. Portanto, entender como utilizar a comunicação assíncrona de forma eficiente agrega valor ao trabalho das lideranças e, a seguir, você verá mais sobre o assunto!

O que é e como funciona a comunicação assíncrona?

A comunicação assíncrona envolve duas ou mais pessoas que não estão no mesmo ambiente de diálogo ao mesmo tempo. Ou seja, não acontece em tempo real e depende da disponibilidade de ambos os participantes para que os objetivos de comunicação sejam conquistados.

Um bom exemplo de comunicação assíncrona é o treinamento online gravado. Disponível em uma plataforma, onde o participante tem a flexibilidade de assistir ao conteúdo e realizar as atividades quando quiser. O horário que cada colaborador vai consumi-lo pode variar de acordo com a agenda, mas todos terão o mesmo aprendizado.

Ela também acontece no envio de um e-mail ou de uma mensagem nos aplicativos de comunicação ou redes sociais. O colaborador pode ver cinco minutos após o recebimento ou horas depois.

Comunicação síncrona x comunicação assíncrona

Há também a comunicação síncrona, que acontece em tempo real. Essa é a modalidade em que duas ou mais pessoas conversam cara a cara ou via ferramentas online, mas estando presentes no assunto em um mesmo momento. Ela acontece em reuniões de feedback, apresentações profissionais, palestras na empresa e assim por diante.

Os benefícios da comunicação síncrona são amplos. Por exemplo, ela está bastante relacionada à urgência. Quando há necessidade de um retorno imediato, deixar um recado não é a melhor das alternativas. Porém, há casos em que os participantes podem não ver valor nesse imediatismo.

ao fundo, a comunicação síncrona ocorrendo, enquanto, no plano da frente, mulher envia uma mensagem pelo computador usando a comunicação assíncrona

Quais são os principais benefícios da comunicação assíncrona?

Entre as principais vantagens da comunicação assíncrona, temos a documentação disponível para consultas. Em um diálogo que acontece em tempo real, por exemplo, a pessoa pode esquecer o que foi falado ou desconversar quando for cobrado posteriormente. Isso não acontece em um e-mail de follow up, que tem os registros gravados.

A transparência que o negócio adquire com essa prática é válida para todas as partes. Os colaboradores podem se organizar melhor com feedbacks recebidos, instruções, solicitações e assim por diante, enquanto a empresa garante entregas no prazo, entre outros.

Há também a questão da produtividade. E-mails importantes e treinamentos online estarão disponíveis para que o colaborador acesse no momento mais oportuno de seu dia. Assim, não quebra uma rotina de trabalho o tempo para falar ao telefone com os superiores ou consumir os conteúdos de desenvolvimento.

Como otimizar a comunicação assíncrona no trabalho?

Com a adoção do home office acelerada pela pandemia, a comunicação assíncrona tornou-se uma realidade ainda mais próxima dos profissionais. Os desafios pegaram alguns profissionais de surpresa, sobretudo em nível de liderança. Afinal, como gerenciar os colaboradores de longe? E como manter diálogos eficientes com toda a equipe?

É interessante conhecer as boas práticas desse tipo de comunicação nas empresas para tirar o melhor proveito de qualquer forma de diálogo. Essa preocupação se reforça principalmente diante do cenário em que a grande tendência é a continuidade do trabalho remoto após o fim da pandemia, conforme revela a Agência Brasil.

Faça uma contextualização

Em casos de deixar uma mensagem no chat ou enviar um e-mail com solicitações ou cobranças, lembre-se de oferecer contexto. As pessoas têm seus problemas, aflições e tarefas com que se preocupar, e costumam conversar com colegas e superiores sobre diversos assuntos. Nesse sentido, é importante situá-la no assunto a ser abordado.

O bom líder é aquele que possibilita o crescimento de seus liderados. Por isso, uma boa prática de comunicação assíncrona, nesse quesito, é enviar e-mail de follow up ao final de reuniões — seja ela a respeito de um comunicado, mudança de estratégia e proposta de metas, seja sobre o feedback oferecido e próximos passos para o profissional.

Nesse e-mail, vale uma introdução ("conforme conversado em reunião, na qual ficou estabelecido que..."). O colaborador terá essa lembrança para colocar em prática, enquanto o líder reúne a documentação para análises de desempenho — seja na melhoria de performance, seja na queda de produtividade ou descumprimento de combinados.

Saiba aguardar retorno no tempo da pessoa

Como vimos, uma das principais características da comunicação assíncrona é a ausência de urgência. Então, caso procure as ferramentas de mensagem para um assunto de extrema importância, terá que aguardar o tempo da pessoa. Não há como cobrar que ela esteja 100% disponível para a resposta.

Isso não quer dizer que o colaborador está desinteressado ou improdutivo. Ele pode estar em meio a uma reunião com cliente, por exemplo, em que, para metas e afazeres, é mais urgente que o seu assunto. Nesses casos, vale buscar a comunicação síncrona.

Use os canais mais indicados

Até aqui, passamos por comunicação assíncrona realizada por e-mail, rede social de mensagens, chats de empresa, entre outros. Vale lembrar que cada uma dessas ferramentas é indicada para um tipo de diálogo. Algo mais simples e menos urgente pode ser dito em conversas informais, enquanto assuntos sérios demandam a documentação e formalidade.

Na posição de gestor, seja qual for a área de atuação, vale considerar as ferramentas ideais para treinamentos também. Sendo parte essencial ao desenvolvimento de equipes, é preciso escolher boas plataformas com suporte e a aprendizagem significativa de que o colaborador necessita.

A comunicação assíncrona, então, terá ainda mais importância de agora em diante. Apostar em boas práticas nesse quesito é benéfico para todas as partes envolvidas. Quando bem-feita, evita desentendimentos, ruídos de comunicação, entre outros problemas. Considere sempre os objetivos do diálogo e, com isso, as ferramentas e níveis de formalidade necessários.

Para ter melhores resultados no relacionamento entre equipes e com os profissionais em geral, complemente a leitura com este conteúdo sobre a comunicação síncrona.

 

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