Comunicação

Saiba usar a comunicação síncrona e potencialize seus diálogos remotos

O cenário de pandemia acelerou muitas inovações e mudanças no mundo do trabalho.

Treinamento SOAP
18/05/2021

O cenário de pandemia acelerou muitas inovações e mudanças no mundo do trabalho. De repente, empresas precisaram se adaptar para não fechar as portas e manter o bom funcionamento para seu cliente. Com isso, os profissionais também se viram diante da necessidade de transformação, sobretudo no que se refere à comunicação nas organizações.

Um simples diálogo que, antes, poderia ser feito olho no olho, agora, tem uma tela que separa os interlocutores. Com o fim das medidas de distanciamento social, essa situação não tende a mudar muito. Afinal, a tendência é que as empresas continuem com modelos de home office e teletrabalho por algum tempo.

É o que nos mostra a Pesquisa Gestão de Pessoas na Crise covid-19. Temos dados de que 34% das organizações pretendem funcionar nesse modelo com até 25% de seu quadro de funcionários, enquanto 29% pretendem adotá-lo para 50% dos colaboradores. Para a comunicação síncrona na empresa, esse será um dos grandes desafios de times de RH e gestão.

Entender esse conceito contribui para uma atuação estratégica das equipes de desenvolvimento de pessoas. Assim, podem orientar as práticas e, em retorno, conseguir bons resultados de cada segmento da organização. A seguir, veja alguns insights sobre a comunicação síncrona e suas melhores aplicações no ambiente corporativo.

O que é a comunicação síncrona?

A comunicação síncrona ocorre em tempo real, cenário em que duas ou mais pessoas compartilham ideias e informações. Então, pode-se dizer que a comunicação síncrona é aquela que acontece em uma reunião de resultados, na apresentação profissional, em um treinamento online ou mesmo no diálogo entre o superior e seu liderado.

Contudo, há que se considerar outro fator: a interação a partir de meios digitais, em que a conversa ao vivo não tem os colaboradores em um mesmo espaço, como acontece no trabalho remoto ou home office.

Nesses casos, são as conversas telefônicas, um modelo de bate-papo em que os colaboradores estão online ao mesmo tempo, uma webconferência, entre outros. Como se pode ver, são situações do novo normal, que exige a comunicação a distância, mas sem perder a eficiência.

Comunicação síncrona x comunicação assíncrona

Há também o oposto disso que é a comunicação assíncrona. Nele, há a transmissão de ideias e informações, porém, sem que as partes envolvidas as recebam simultaneamente. No momento certo, que depende de fatores pessoais da vida dessa pessoa, ela vai tomar contato com a mensagem.

Aqui, os exemplos são os treinamentos gravados em formatos de aulas EAD, um e-mail ou carta enviados ao destinatário, retomada de webinários realizados em anos anteriores, entre outros.

Como aproveitar melhor a comunicação síncrona no contexto organizacional?

É certo que a comunicação síncrona tem seus benefícios. Os principais são expressos pela flexibilidade para realizar diálogos, reuniões, trabalhos em equipe, feedbacks e assim por diante. Contudo, também são acompanhados por desafios de performance, principalmente para colaboradores que não tiveram contato prévio com essas novas formas de trabalho e ferramentas de comunicação.

Veja alguns desses desafios nos quais a gestão de pessoas pode atuar.

Priorização de temas importantes

Mesmo antes das medidas de distanciamento e da adoção do teletrabalho, era possível notar a falta de priorização nos eventos internos da empresa. Muitas reuniões poderiam ser substituídas por um e-mail, enquanto comunicados escritos eram mal interpretados devido à necessidade de explicações mais próximas.

Esse é um desafio também com a comunicação a distância. Para não prejudicar a produtividade dos colaboradores, é necessário considerar a real necessidade de um diálogo ao vivo. Pode ser oportuno trocar apenas mensagens e, em casos de dúvidas, agendar o diálogo síncrono.

Uso de ferramentas de apoio

Para acontecer de maneira remota, o diálogo deve contar com alguma ferramenta. Em cada caso, exige-se uma preocupação para que a mensagem seja bem compreendida. Um bom exemplo disso é nos aplicativos de comunicação instantânea por meio da linguagem escrita. Como se sabe, há riscos de má interpretação por diferentes motivos.

A escrita cumpre seu papel na maioria dos casos, porém, em outros, perde pela falta de contexto e por não demonstrar, de fato, o tom de voz da pessoa — fatores essenciais em uma conversa ao vivo, falada. Se determinada frase soa rude ou irônica, por exemplo, podem acontecer desentendimentos.

Os gestores nem sempre pensam nesses cenários. Por isso, o RH pode se antecipar e passar treinamentos de comunicação escrita, por exemplo, aos colaboradores e de gestão de conflitos nessas ocasiões para a liderança.

Nas ferramentas à base de áudio e vídeo, apoiam os princípios de respeito e boa convivência já conhecidos. Porém, há que se reforçar a importância de esperar o outro terminar sua fala para apresentar seu posicionamento, o que também se aplica ao treinamento de comunicação.

Engajamento dos participantes

Na comunicação síncrona realizada a partir de telas, vale incentivar ainda mais a comunicação assertiva para a melhor compreensão da mensagem. Os profissionais devem entender que, quanto mais sucintos e diretos forem, mais se aproximarão de seu objetivo com o diálogo. Em consequência, o engajamento de sua audiência aumenta.

A questão de priorizar assuntos importantes também contribui para o engajamento dos participantes. Quando há genuíno interesse na conversa ou evento, os resultados são positivos. É possível implementar regras de convivência nas comunicações remotas, para que problemas sejam resolvidos mais rapidamente.

Realização de treinamentos

Por fim, há que se considerar um importante fator de ampliação de resultados: o cuidado com a educação corporativa e o desenvolvimento dos colaboradores. As dinâmicas que aconteciam com toda a equipe reunida em um mesmo ambiente podem abrir espaço a um treinamento online.

Ao passo que ganham autonomia e flexibilidade para o aprendizado, os colaboradores precisam compreender o valor agregado dos treinamentos. Dessa forma, a equipe de RH deve vender a ideia com base nos principais objetivos dos profissionais — a exemplo de progressão na carreira, promoções, aumento salarial etc.

Há também o desafio de conciliação de agendas. Nesse caso, vale o princípio da comunicação prévia, com certa antecedência, para não prejudicar a produtividade dos colaboradores. Já em casos de absenteísmo, há recursos de gravação do treinamento para acompanhamento posterior. É importante considerar essa prática também para a retomada do aprendizado.

A comunicação síncrona, de fato tem seus desafios. Porém, pelo seu imediatismo e senso de urgência, ela pode ser aproveitada de maneira estratégica no engajamento de equipes e na transmissão de mensagens. De uma forma ou de outra, é importante ter os fatores mencionados em mente para garantir o cumprimento do objetivo.

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