A cada ano, a transformação digital avança mais e a tecnologia se consolida, fazendo com que a vida nunca mais seja a mesma. Hoje, o mundo digital faz parte do cotidiano das empresas, o que trouxe mudanças profundas para os fluxos e jornadas de trabalho em todo o mundo.

Clientes em diferentes partes do globo, trabalho remoto, demanda por mobilidade, uso contínuo de sistemas para automatizar tarefas, tudo isso e muito mais amplia possibilidades para empresas, mas também traz desafios, sobretudo no que diz respeito ao gerenciamento e engajamento de equipes.

Em meio a tantas ferramentas digitais, muitos líderes ficam em dúvida de como realmente colocá-las em prática efetivamente para seus colaboradores conseguirem de fato tirar o máximo de proveito desses recursos.

Apesar de nem sempre ser uma tarefa fácil, engajar equipes e garantir a boa comunicação e a produtividade — especialmente os times remotos — é, sim, possível com o suporte de recursos online.

Neste post, você conhecerá os principais tipos de ferramentas digitais que você pode adotar no seu negócio e suas vantagens para o ambiente organizacional. Acompanhe para saber mais!

Quais são as principais ferramentas digitais para um ambiente de trabalho moderno?

Adotar várias ferramentas digitais pode parecer confuso, mas recursos tecnológicos conseguem de fato ajudar muito na rotina de trabalho e sobretudo para otimizar a comunicação entre os colaboradores se usados da forma certa.

Existem muitos tipos de recursos online usados em diversas instituições atualmente e que você também pode adotar. Conheça alguns deles a seguir.

Plataformas para videoconferências

Indispensáveis para o trabalho remoto, esses softwares permitem que pessoas façam uma reunião pela internet. Com isso, profissionais e clientes em diferentes partes do mundo podem se ver e conversar em tempo real, como se estivessem em uma interação ao vivo. Em geral, essas plataformas dão suporte a conexão de várias pessoas simultaneamente, sem que isso afete a qualidade da chamada.

Neles, também é possível compartilhar a tela, documentos, informações e conduzir uma apresentação para um número grande de pessoas.

Agendas virtuais

Além de serem ótimas para registrar eventos e compromissos, essas agendas possibilitam enviar convites para reuniões e compartilhar sua disponibilidade.

Por exemplo, em vez de gastar tempo negociando o melhor horário de uma reunião com os membros de uma equipe, é mais fácil enviar um link da agenda no qual as pessoas podem ver sua disponibilidade e marcar um encontro diretamente pelo programa.

No mais, muitas agendas emitem alerta, evitando que você perca uma reunião ou se esqueça de alguma tarefa importante.

Organizadores de tarefas

Equipes que trabalham em projetos se beneficiam com ferramentas digitais nas quais é possível ter uma visão geral e consolidada do andamento das atividades, prazos, atribuições e demais detalhes sobre cada etapa.

Chat

A famosa “reunião que poderia ser um e-mail” às vezes é resolvida de forma simples com uma conversa direta. Aplicativos que permitem a troca de mensagens instantâneas facilitam a troca de informações diretamente ou entre um grupo. Esses recursos também permitem o compartilhamento de documentos, links, fotos, áudio e mais.

Armazenamento e edição de documentos

Trabalhar em equipe é mais fácil com recursos online que possibilitam que mais de uma pessoa crie e edite um documento simultaneamente. Isso possibilita a cocriação de apresentações e diversos projetos e simplifica a colaboração e compartilhamento de dados.

Quais são os benefícios de recursos online?

Ferramentas digitais não só trazem mais produtividade para o dia a dia de trabalho, mas também ajudam a reforçar a integração e colaboração entre as equipes, o que é fundamental para tornar a comunicação empresarial eficiente. Com elas, sua empresa sentirá ganhos como:

• agilidade: ferramentas digitais tornam a comunicação mais rápida, seja por mensagem instantânea, e-mail ou reunião virtual;
• disponibilidade: muitos recursos online são aplicativos desenvolvidos na nuvem, o que faz com que eles se tornem altamente disponíveis para pessoas em diferentes regiões e usando dispositivos diversos. Basta ter uma conexão à internet;
• escalabilidade: mais uma vez, recursos sediados na nuvem não precisam ser instalados e são muito flexíveis. Eles funcionam sob demanda, permitindo que você aumente ou reduza o seu uso e as funcionalidades conforme sua necessidade;
• praticidade: mensagens ou solicitações enviadas via aplicativos online são mais facilmente visualizadas pelos usuários. A pessoa pode conferir a qualquer momento em diferentes dispositivos, inclusive os móveis;
• segurança: sistemas modernos usam vários recursos para garantir a proteção de dados, como criptografia, confirmação em duas etapas e outras funcionalidades que tornam a comunicação online mais segura;
• produtividade: uma das maiores vantagens de usar ferramentas digitais é ter mais integração no que diz respeito ao compartilhamento de dados e informações. Muitos softwares podem ser conectados a outros sistemas, permitindo centralizar vários processos em uma só plataforma. Isso se reflete no ganho de tempo e otimização das entregas;
• compatibilidade: ferramentas digitais costumam ser compatíveis umas com as outras, de modo que é possível usar uma agenda virtual para marcar uma reunião e acionar o link para entrar na videoconferência da mesma plataforma.

Ferramentas digitais realmente ajudam equipes a atuar de forma mais integrada. São inúmeros os recursos online que permitem a troca de mensagens e documentos em tempo real e o trabalho em conjunto sem afetar a qualidade e a disponibilidade do sistema. Tudo isso de forma muito profissional, organizada e prezando pela segurança de dados corporativos.

Opções não faltam, mas para realmente aproveitar recursos online em sua máxima potência, é necessário explorar cada ferramenta, entender como elas funcionam em conjunto, para que servem, suas funcionalidades e como podem ser integradas ao dia a dia da equipe.

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