Comunicação empresarial: o que é e benefícios da estratégia

Conforme a tecnologia vai se desenvolvendo, o mundo passa a usar meios de comunicação variados.

Treinamento SOAP
09/11/2020
6 min. de leitura
Reading Time: 6 minutes

Conforme a tecnologia vai se desenvolvendo, o mundo passa a usar meios de comunicação variados. No mundo dos negócios não é diferente! Podemos ver, por exemplo, como os smartphones e as videochamadas transformaram a comunicação empresarial.

Apesar disso, muitas empresas enfrentam problemas na comunicação, com funcionários trabalhando home office e dificuldades nas reuniões por videoconferência, por exemplo.

Dessa forma, explicaremos o que é a comunicação empresarial, qual sua importância e os benefícios que ela pode trazer para a sua empresa! Acompanhe.

O que é comunicação empresarial?

Comunicação empresarial é o processo de partilhar informações entre pessoas dentro e fora da empresa, realizado para o benefício comercial e institucional da organização. Ainda, a comunicação organizacional pode se referir a como uma empresa compartilha informações para promover seus produtos ou serviços para consumidores em potencial.

Uma comunicação empresarial eficaz garante uma boa interação entre os colaboradores e principalmente com os clientes. Assim, focando em atingir as metas, melhorar as práticas e ajudar a reduzir erros da empresa.

Tipos de comunicação empresarial

Os principais tipos de comunicação em uma empresa são: comunicação interna e externa.

Comunicação empresarial interna

  • comunicação ascendente: qualquer comunicação vertical (aquela que vem de um funcionário de um nível hierárquico mais baixo para o gestor, por exemplo);
  • comunicação descendente/gerencial: qualquer comunicado que parta de uma pessoa de nível hierárquico superior para um subordinado;
  • comunicação lateral/técnica: comunicação interdepartamental ou interna entre colegas de trabalho.

Comunicação empresarial externa

A comunicação empresarial externa é qualquer mensagem que sai da equipe interna e do escritório envolvendo fornecedores, clientes ou qualquer coisa que afete sua marca. Alguns exemplos são apresentações de vendas, folhetos e redes sociais.

Os 8 processos da comunicação empresarial

  1. Remetente: a pessoa que envia uma mensagem e dá início ao processo de comunicação;
  2. Mensagem: é a informação que o remetente gera para o destinatário;
  3. Codificação: seleção dos símbolos ou palavras dentro da mensagem. Essa pode ser verbal, não-verbal (como linguagem corporal) ou escrita;
  4. Canal: maneira que você distribui a mensagem codificada. Exemplo: uma mensagem escrita pode ser distribuída por meio eletrônico ou impressa;
  5. Destinatário: quem recebe a mensagem do remetente;
  6. Decodificação: o receptor converte e interpreta a mensagem;
  7. Feedback: quando o receptor recebe a mensagem e decodifica seu conteúdo, reagindo a ele. Essa etapa sinaliza ao remetente que sua mensagem foi recebida e entendida;
  8. Ruído: é qualquer interferência na mensagem que poderia interromper a troca de comunicação entre o emissor e o receptor.

Benefícios de uma comunicação empresarial bem feita

Os benefícios da comunicação empresarial vão muito além de somente transmitir informações de maneira clara. Quando esse processo é feito de maneira alinhada, bem feita e clara, gera resultados em todos os departamentos, desde o financeiro, até o relacionamento com o cliente.

Para que você entenda como isso acontece na prática, separamos alguns dos benefícios da comunicação empresarial eficaz. Veja só.

Alinhamento entre departamentos

Você já parou para pensar em quantos problemas poderiam ter sido evitados com uma simples conversa e alinhamento? Os departamentos de uma empresa precisam funcionar de maneira sistêmica. Ou seja, interconectados e integrados.

Por mais que existam tecnologias eficientes para essa integração, é primordial e processo básico, que os responsáveis pelos setores tenham uma comunicação clara, eficiente e periódica.

Portanto, a comunicação empresarial eficiente permite que os departamentos trabalhem em sintonia, como um conjunto. Isso evita gargalos produtivos e operacionais, erros e prejuízos financeiros. Esse alinhamento reflete até mesmo na melhora do atendimento ao cliente.

Gerenciamento de crises

Problemas, imprevistos e eventos que podem prejudicar a imagem da companhia estão suscetíveis a acontecer em qualquer momento. Crises, conflitos e polêmicas envolvendo o nome da empresa, por exemplo, já ocorreram e ainda ocorrem nas maiores corporações.

O perigo é: se a crise não for bem gerenciada e contornada, pode acarretar danos sérios, fazendo com que o negócio fique manchado por anos — se não o levar à falência.

Parece exagero? Sim. Mas não é. Um exemplo disso são grandes polêmicas envolvendo gigantes do mercado, como McDonald’s, JBS, Boticário e outras. Esses problemas podem surgir de qualquer departamento e processo, como vazamento de dados, erros na linha de produção ou falhas no gerenciamento.

Então, como a comunicação empresarial auxilia no enfrentamento, e a evitar, crises? Primeiramente, é por meio desse processo de transmissão de informações, conhecimento e de alinhamentos que erros são evitados. Isso acontece quando toda a equipe trabalha com o mesmo propósito e com a padronização de processos.

Ainda, a comunicação empresarial está presente quando se define canais internos e externos para tratar desses eventos caóticos. Por fim, a comunicação na empresa permite que todos os colaboradores estejam atualizados e a par dos problemas que estão acontecendo. Assim, é possível criar soluções em conjunto, tanto para contornar a situação quanto para evitar crises futuras.

Construção de uma identidade corporativa

Um dos elementos do branding de uma marca é justamente a forma como ela conversa e se conecta, tanto com o público quanto com seus colaboradores.

A construção da identidade também é um dos resultados de uma comunicação empresarial alinhada, uma vez que ela é a ponte para o desenvolvimento das empresas. Ou seja, ela ajuda no relacionamento com clientes, fornecedores, parceiros e colaboradores.

Parcerias mais sólidas

Cada empresa tem sua rede de contatos, fornecedores, revendedores e terceirizados que colaboram para seu crescimento. Por isso, é fundamental se comunicar regularmente com esses parceiros para evitar interrupções, seja através de visitas ocasionais, e-mail ou telefone.

Melhor produtividade dos funcionários

Quando seus funcionários têm todas as informações que precisam para fazer um trabalho bem feito, eles podem trabalhar de maneira mais rápida, segura e eficaz, pois a comunicação efetiva reduz as chances da ocorrência de mal-entendidos.

Melhor relacionamento com os clientes

A comunicação com seus clientes deve ir além de apenas comunicá-los sobre novos produtos. O relacionamento pode ser fortalecido com boletins informativos, mídias sociais e blogs que apresentam conteúdos com soluções para problemas típicos, com instruções, dicas, entre outras informações.

Conforme seus clientes veem seu domínio em determinada área, a confiança deles em você aumenta. Também é importante possibilitar que deem feedback sobre como está sendo a experiência com o seu negócio. Isso pode ser feito por meio de um formulário em um site ou pesquisa por e-mail.

Com o resultado em mãos, a empresa poderá ver no que deve melhorar em relação ao serviço e à experiência do cliente.

Aumenta a satisfação dos funcionários

Uma comunicação empresarial efetiva promove relacionamentos agradáveis em seu local de trabalho, tornando o ambiente bem mais positivo. Quando os funcionários têm uma boa comunicação entre si, o lugar fica mais descontraído e eles trabalham felizes.

Os funcionários se sentem à vontade para compartilhar suas preocupações com um colega da equipe, pois sabem que serão bem recebidos e ouvidos. Além disso, a comunicação eficaz ajuda a superar os problemas de comunicação baseados na personalidade, cultura e experiência.

Dicas para melhorar a comunicação em sua empresa

Seja transparente

A transparência diz respeito à verdade, abertura e sinceridade quando se quer transmitir um recado, alinhamento de processo ou informação. Isto é, aqueles que estão ouvindo precisam entender o que realmente se passa na empresa. Essa também é uma questão de credibilidade da corporação.

Engaje os colaboradores

O engajamento está ligado à relevância daquela conversa para os ouvintes. Ou seja, as informações devem ser transmitidas a quem realmente for necessário. Caso contrário, o receptor perde o interesse e o engajamento.

Tenha uma estratégia de comunicação interna sólida

Implementar uma estratégia de comunicação interna garante que sua empresa comunique a mensagem ideal às pessoas certas por meio do canal mais eficaz. Como isso pode ser implementado?

  • selecionando as ferramentas adequadas para sua empresa;
  • mantendo o envolvimento dos funcionários e a comunidade em primeiro plano;
  • desenvolvendo uma estratégia de comunicação em toda a empresa que inclua todos os grupos de funcionários.

Forneça treinamento em comunicação para os funcionários

Um treinamento adequado é fundamental para desenvolver as habilidades dos funcionários e melhorar seu desempenho no trabalho, pois ajuda a:

  • melhorar as habilidades de comunicação verbal, escrita e auditiva;
  • adotar uma narrativa empresarial unificada;
  • reunir toda a equipe para um propósito e missão comuns;
  • construir confiança e relacionamentos mais autênticos no local de trabalho;
  • fornecer feedback honesto;
  • criar um ambiente de diálogo aberto com seus funcionários.

Desenvolva a escuta ativa

Ouvir as palavras que alguém diz nem sempre é o mesmo que escutar. Escutar ativamente implica engajamento e reconhecimento. Fazer perguntas, acenar com a cabeça e repetir o que foi dito são estratégias de escuta ativa que melhoram a qualidade da conversa e faz com que você se lembre da maior parte das informações que escutou.

No trabalho, a escuta ativa mostra seu interesse pela pessoa, aumenta a quantidade de informações que você se lembrará e cria uma conexão entre as partes envolvidas.

Demonstre empatia

O ambiente de trabalho pode ser muito estressante, não é mesmo? Por isso, é importante mostrar empatia uns com os outros. Isso ajuda a construir confiança entre os colegas de trabalho e também pode incentivar as pessoas a dar o melhor de si.

Compartilhe seus sentimentos com seus colegas de equipe. Você vai se surpreender ao saber que, na maioria das vezes, grande parte das pessoas compartilham os mesmos sentimentos e desafios que você.

Deixe as informações fluírem

Por fim, a fluidez está relacionada à facilidade da comunicação. Não adianta falar termos técnicos e financeiros com quem é da área operacional, certo? A comunicação deve ser simples e de fácil entendimento.

Use as ferramentas certas para uma comunicação empresarial efetiva

Estude quais ferramentas serão úteis para a eficácia da comunicação em sua empresa. Perceba que, enquanto os mais jovens preferem usar o chat ao vivo, as gerações mais antigas ainda preferem receber um e-mail.

Para facilitar a comunicação, muitas empresas utilizam aplicativos de mensagens de equipe, como WhatsApp e Slack. Além de economizar tempo, os aplicativos de comunicação têm vantagens, como acesso facilitado a todos em tempo real.

A comunicação empresarial é um dos pilares para o crescimento de uma empresa. Além de manter a ordem internamente, esse processo permite construção da sua imagem perante o público e vai muito além de uma conversa.

A cultura do feedback está diretamente relacionada a uma comunicação empresarial eficiente. Para entender mais sobre o assunto e aplicar na sua empresa, baixe nosso e-book gratuito sobre feedback.

Please follow and like us:


Posts Relacionados

Comunicação verbal e não verbal: entenda o que são e quais os benefícios de uma boa comunicação no trabalho

Comunicação empresarial
19/01/2022
leia agora

Você sabe qual o papel do facilitador? Confira como desenvolver esse perfil na sua empresa!

Comunicação empresarial
12/01/2022
leia agora

Endereço

Rua Gomes de Carvalho, 1266 - sala 72
Vila Olímpia - São Paulo | Brasil
(55.11) 4084.4085 [email protected]

No mundo

Portugal
USA
França