Como fazer uma estratégia de comunicação interna e externa? 

As estratégias de comunicação interna e externa são fundamentais para o sucesso e reputação de uma empresa. Veja dicas de como elaborar as suas!

Treinamento SOAP
29/09/2023
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Em um mundo onde a informação circula à velocidade da luz, as conexões estabelecidas com clientes, colaboradores e parceiros desempenham um papel central no êxito de qualquer empresa. É nesse contexto que a comunicação interna e externa ganha destaque, respaldada por diversas pesquisas que comprovam sua influência. 

A Pesquisa “Tendências em Comunicação Interna”, realizada pela Ação Integrada Agência de Comunicação, em parceria com a Aberje (Associação Brasileira de Comunicação Empresarial), revela que para 70% das empresas o maior desafio da comunicação interna é engajar gestores como comunicadores, destacando a necessidade de aprimorar esse aspecto nas organizações. 

Já no contexto da comunicação externa, uma pesquisa recente conduzida pelo Opinion Box aponta que 73% dos consumidores afirmam pesquisar a reputação de uma marca antes de efetuar uma compra, ressaltando a importância da imagem pública.  

Curiosamente, 71% desses consumidores revelam preferir o recebimento de e-mail marketing, demonstrando que a escolha por canais adequados para a oferta de produtos e serviços faz toda diferença no resultado final. 

Esses números destacam a importância das estratégias de comunicação, seja interna ou externa, para o sucesso e reputação de uma empresa no mercado. Isso porque comunicar de forma eficaz e eficiente é o alicerce que mantém um negócio sólido. 

Neste artigo, exploraremos os desafios e estratégias que elevam a comunicação empresarial a um novo patamar, capaz de impactar, construir relacionamentos sólidos e estabelecer as bases para um futuro promissor. 

Navegando pela comunicação interna e externa 

Como foi falado acima, a comunicação interna e externa é um pilar fundamental no sucesso de uma empresa. Mas você sabe o que significa cada uma delas? Confira a seguir.  

Comunicação interna: para construir uma cultura sólida 

A comunicação interna é o elo vital de uma organização com seus colaboradores. Ela engloba a troca de informações e mensagens entre os membros da empresa, seja entre colaboradores, departamentos ou gestores.  

Seu propósito é manter todos cientes sobre políticas, valores e missão da empresa, além de informações do dia a dia, desempenhando um papel fundamental na construção de uma cultura organizacional coesa e no engajamento dos funcionários. 

Para atingir esse objetivo, é essencial contar com canais acessíveis e claros, como e-mails, reuniões, intranet e até mesmo aplicativos.  

A mensagem deve ser alinhada entre a liderança para garantir uma comunicação sem ruídos. Quando bem implementada, a comunicação interna aumenta o engajamento dos funcionários, melhora a produtividade e contribui para um ambiente de trabalho saudável. 

Leia também: É válido adotar o Slack para comunicação na empresa? Confira! 

Comunicação externa: para construir uma imagem positiva 

A comunicação externa é o canal que conecta uma empresa com o mundo, abrangendo clientes, parceiros, mídia e a internet. Ela inclui estratégias de marketing e publicidade, desempenhando um papel único na construção de uma imagem positiva e de relacionamentos duradouros com o público.  

Utilizando ferramentas como redes sociais, websites, jornais e mídia em geral, a comunicação externa contribui para a reputação da organização.  

Mulher sorridente usando um headphone
O atendimento ao cliente também é uma forma de comunicação externa

Ao adotar uma comunicação externa de alta qualidade, é possível conquistar a confiança dos clientes, atrair outros consumidores, fortalecer a credibilidade e aumentar a competitividade no mercado.  

Por isso, investir em estratégias de comunicação eficazes é uma escolha inteligente para qualquer empresa que busca o sucesso. 

Mais benefícios e desafios de uma boa comunicação 

Como vimos até aqui, uma comunicação eficaz é um pilar fundamental, proporcionando uma série de benefícios. Veja alguns deles: 

  • Aumento do engajamento dos funcionários, tornando a equipe mais satisfeita; 
  • Melhora na produtividade; 
  • Fortalecimento da cultura organizacional, criando um ambiente de trabalho mais coeso; 
  • Relações sólidas com colaboradores, clientes e parceiros; 
  • Redução de conflitos internos ao promover uma comunicação aberta e sensata; 
  • Construção e fortalecimento da reputação positiva; e 
  • Retenção de mais talentos para a empresa, parceiros e clientes, mantendo os antigos e atraindo novos. 

Embora os benefícios sejam muitos, não podemos ignorar os desafios que uma boa comunicação também apresenta. Aqui estão alguns deles: 

  • Lidar com feedbacks negativos e traçar estratégias adequadas; 
  • Constituir uma equipe de gerenciamento de crises para proteger a reputação da marca; 
  • Manter consistência em todos os canais de comunicação; 
  • Evitar estar em evidência por meio de falhas, erros e inconsistências; 
  • Proteger os dados dos clientes, parceiros e colaboradores, bem como a sua privacidade; 
  • Realizar monitoramento periódico dos resultados; 
  • Prevenir falhas de comunicação; e 
  • Enfrentar a resistência de funcionários avessos às mudanças internas. 

8 dicas para fazer a estratégia de comunicação interna e externa 

O fato é que unir as forças da comunicação interna e externa é um fator-chave para impulsionar o sucesso de qualquer negócio. Veja como integrar essas estratégias pode resultar em desempenho excepcional e eficiência de comunicação. 

#1. Estabeleça objetivos com clareza 

Antes de mergulhar nas estratégias, reflita sobre o “porquê” e defina metas objetivas. Ter uma compreensão sólida do que se deseja atingir é o ponto de partida essencial. Para isso, considere: 

  • Refletir sobre o propósito da campanha ou informação; 
  • Envolver a equipe para coletar ideias e perspectivas diferentes; 
  • Identificar as prioridades e o que precisa ser aprimorado; 
  • Dividir em etapas e metas pequenas; 
  • Estabelecer prazos atingíveis; 
  • Definir as formas de mensuração de resultados; 
  • Garantir que todos compreendam os objetivos estabelecidos e que eles estejam alinhados com a missão, visão e valores da empresa; e 
  • Preparar uma equipe para acompanhar os feedbacks. 

#2. Faça uma avaliação interna 

Examine minuciosamente o estado atual da empresa para identificar pontos fortes e áreas que precisam de melhoria. Avalie também as ferramentas disponíveis e eficazes para aprimorar a comunicação. Isso ajuda a minimizar possíveis ruídos e insatisfações. 

#3. Conheça seu público-alvo 

Aprofunde seu conhecimento sobre o público interno e externo para personalizar mensagens de acordo com suas necessidades. Analise informações sobre sua formação, interesses e expectativas. 

#4. Priorize a constância 

Consistência e frequência são elementos cruciais na comunicação. Mantenha um fluxo regular de informações para nutrir a conexão com seu público. A repetição estratégica desempenha um papel crucial para reforçar a importância da mensagem, causando impacto e a tornando mais memorável e eficaz. 

#5. Escolha os canais de comunicação adequados 

Seja por e-mail, intranet, redes sociais ou imprensa, a seleção dos canais de comunicação deve ser feita com base na mensagem e no público-alvo. Escolha estrategicamente! 

#6. Promova a coerência e autenticidade 

Mantenha a coerência e autenticidade em todas as comunicações, seja para colaboradores ou público externo. Isso constrói confiança e credibilidade. 

#7. Busque melhorias contínuas 

Aprimorar continuamente é essencial para manter relacionamentos sólidos. Esteja aberto a ajustes, feedbacks e melhorias constantes, demonstrando o compromisso da organização com as opiniões dos envolvidos. 

#8. Invista em treinamento para as equipes 

Investir em treinamentos capacita a equipe a se comunicar de forma eficaz. A SOAP lançou recentemente um novo treinamento corporativo focado em Estratégias de Comunicação, uma opção valiosa para aprimorar essas habilidades. 

Ao incorporar essas estratégias em seu plano de comunicação, sua empresa pode fortalecer relacionamentos, consolidar sua imagem e alcançar ótimos resultados. O treinamento da SOAP representa um passo importante nesse caminho. 

Métricas para avaliar o sucesso das estratégias de comunicação 

Avaliar o impacto das estratégias aplicadas, além de determinar o sucesso, colabora com os ajustes mais frequentemente. Há algumas formas de fazer isso por meio de ferramentas que oferecem insights valiosos.  

Aqui estão algumas das principais formas de medir o sucesso da comunicação: 

  • Taxa de abertura de e-mails: em campanhas de e-mail marketing ou comunicações internas, essa métrica revela o nível de interesse no conteúdo, proporcionando insights valiosos; 
  • Taxa de cliques: mede quantos destinatários clicaram nos links inseridos em e-mails ou mensagens. Ela oferece uma avaliação direta da eficiência do conteúdo ou ação; 
  • Engajamento nas redes sociais: consiste no número de curtidas, comentários, compartilhamentos e seguidores nas redes sociais da empresa. Isso demonstra o quão envolvida a audiência está com a marca; 
  • Tempo de permanência no site: quanto mais tempo os visitantes passam no site da empresa, maior é seu envolvimento com o conteúdo. Essa métrica reflete o grau de interesse e interação com a plataforma online. 

Outros indicadores para ficar de olho

  • Pesquisas de satisfação/feedback: coletar feedback direto dos colaboradores, clientes e parceiros por meio de pesquisas é fundamental para entender como eles percebem a comunicação que está sendo realizada, além de possibilitar ajustes e melhorias contínuas;
  • Taxa de retenção de clientes e funcionários: alta taxa de retenção de clientes indica que a comunicação está gerando satisfação e fidelização. Da mesma forma, uma alta taxa de retenção de funcionários reflete um ambiente de trabalho positivo e uma comunicação eficaz; 
  • Avaliação interna: monitorar a produtividade, rotatividade e o impacto da comunicação nos colaboradores é útil para avaliar como a empresa se comunica internamente e os resultados; 
  • ROI (retorno sobre o investimento): avalia o retorno em relação ao investimento realizado na estratégia de comunicação, principalmente na comunicação externa. É uma das métricas mais utilizadas e eficazes no mundo corporativo. 

Ao acompanhar métricas como essas, as empresas podem avaliar e aperfeiçoar constantemente suas estratégias de comunicação, garantindo um impacto mais eficiente e mensurável.  

Como especialistas no mercado de treinamentos corporativos in company, a SOAP já conduziu quase 18 mil projetos em parceria com empresas de todo o mundo, impactando positivamente a formação de mais de 70 mil profissionais. 

Quer saber como colocar projetos de estratégia de comunicação em prática? Então conheça novo mais novo treinamento SOAP Estratégia



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