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Falhas de comunicação em projetos são mais comuns do que imaginamos. Elas podem levar a atrasos, retrabalho, aumento de custos e frustração entre os membros da equipe.  

De acordo com uma pesquisa realizada pelo Project Management Institute (PMI), 76% dos projetos falham devido a problemas de comunicação.  

Melhorar a comunicação, portanto, é fundamental para garantir que as entregas sejam concluídas com sucesso e dentro do prazo. 

5 dicas para reduzir falhas de comunicação em projetos 

Tenha uma comunicação assertiva com a equipe 

Seja claro e direto ao transmitir informações, evitando ambiguidades. A comunicação assertiva ajuda a garantir que a mensagem seja compreendida corretamente e que não ocorram mal-entendidos. 

Além disso, garanta que todos os membros da equipe saibam exatamente quais são suas responsabilidades, as tarefas que devem ser realizadas e os prazos para a conclusão.  

Use a comunicação assíncrona  

Use e-mails e mensagens em plataformas de gestão de projetos para permitir que todos da equipe se comuniquem de maneira eficiente. 

A comunicação assíncrona também é uma ótima alternativa para documentar todas as decisões e acordos feitos durante o projeto.  

Registros escritos, como atas de reuniões e relatórios de progresso, garantem que todos os membros da equipe tenham acesso às mesmas informações e possam consultá-las quando necessário, independentemente de suas localizações e fusos horários. Isso aumenta a agilidade e a produtividade, permitindo que as pessoas respondam no seu próprio tempo também.  

Trello e Asana, assim como as plataformas de colaboração (como o Slack ou Microsoft Teams), podem facilitar a troca de informações no modelo assíncrono e o acompanhamento do progresso do projeto. 

Defina com clareza as tarefas  

A equipe, como um todo, deve ter clareza das suas tarefas, atribuições e os prazos de entrega. O que minimiza as falhas de comunicação em projetos.  

Definir claramente essas informações evita confusões e garante que todos estejam alinhados. 

Adeque a comunicação para diferentes frentes dos projetos  

Diferentes stakeholders têm necessidades e expectativas distintas, e ajustar a comunicação para atender a essas necessidades ajuda a manter todos informados e engajados.  

Neste caso, você pode planejar reuniões regulares com agendas claras e objetivos definidos para garantir que todos estejam atualizados e possam discutir sobre os problemas e trazer soluções. 

Promova feedbacks e avaliações de desempenho na equipe 

Nada melhor que oferecer um feedback para os funcionários para que eles possam entender o que precisam melhorar na comunicação.  

Por isso, crie um ambiente onde o feedback é contínuo e aberto, permitindo que os membros da equipe expressem suas preocupações e também colaborem com sugestões. Isso ajuda a identificar e resolver problemas de comunicação com mais agilidade e assertividade. 

Ter um planejamento ajuda a reduzir falhas na comunicação 

A comunicação clara é a base para o sucesso de qualquer projeto. Ela garante que todos os membros da equipe estejam bem informados, alinhados e trabalhando em direção aos mesmos objetivos. Quando a comunicação é clara, há menos espaço para mal-entendidos e erros, o que aumenta a eficiência e a produtividade.  

Por isso, para que todas as dicas mencionadas anteriormente aconteçam de maneira eficaz, é necessário um planejamento detalhado e estruturado.  

O planejamento ajuda a organizar e estruturar as informações, garantindo que todas as etapas do projeto estejam bem definidas e que a comunicação flua de maneira eficiente. 

Ou seja, sem um planejamento adequado, as tentativas de comunicar informações importantes podem se tornar fragmentadas, confusas e ineficazes. 

Domine as técnicas do planejamento de comunicação com a SOAP 

Para diminuir falhas em projetos e conseguir uma comunicação eficaz, sua equipe precisa de um bom planejamento. E isso só é possível com uma preparação detalhada, ou seja, com uma visão macro que inclui estratégia, direcionamento, engajamento e mensuração dos resultados. 

O treinamento SOAP Story Planning oferece as ferramentas e o conhecimento necessários para transformar ideias em ações impactantes.  

Independentemente da sua área de atuação, sem um planejamento robusto, uma história envolvente e habilidades de comunicação, é difícil extrair resultados consistentes das suas iniciativas.  

O treinamento da SOAP reúne as melhores práticas, ferramentas e insights do mercado, proporcionando uma base sólida para o sucesso dos seus projetos. 

Você e seu time vão aprender a:  

• Compreender a importância de um planejamento de comunicação eficaz; 

• Esquematizar as 7 etapas da estratégia da comunicação; 

• Definir objetivo, público-alvo e a mensagem central da comunicação; 

• Explorar os canais de comunicação mais adequados; 

• Elaborar cronograma, com responsáveis e investimento necessário; 

• Avaliar e medir resultados para garantir a melhoria contínua. 

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