Como falar por mensagem no trabalho usando o WhatsApp? Confira 5 dicas

Com novos modelos de trabalho, a comunicação instantânea tem se tornando fundamental para as empresas

Treinamento SOAP
27/03/2024
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Nos últimos anos, a comunicação empresarial passou por uma grande transformação. Antes, o som do fax ecoava nos escritórios, mas as últimas gerações nem mesmo conhecem essa realidade. Com o avanço da tecnologia, surgiram ferramentas novas que revolucionaram a dinâmica no trabalho, e uma delas, talvez a mais importante, é o uso de mensagens instantâneas, com destaque para o WhatsApp. 

Essas mensagens rápidas são verdadeiramente uma mão na roda! Até pouco tempo atrás, era necessário trocar e-mails longos para se comunicar. Agora, basta uma mensagem no celular ou no computador e a informação é entregue instantaneamente. No entanto, nem tudo são flores, pois a facilidade de acesso à informação rápida pode ser uma distração, com tantas mensagens competindo por nossa atenção. 

Independentemente disso, é fato que as mensagens instantâneas se tornaram essenciais no dia a dia das empresas. Desde discussões rápidas de ideias até a coordenação de projetos em equipe, essas ferramentas facilitam muito a vida no trabalho. É praticamente impossível imaginar uma empresa funcionando sem elas nos dias de hoje. 

Com a pandemia da Covid-19, novos modelos de trabalho se popularizaram, como o home office e o modelo híbrido, tornando a comunicação instantânea ainda mais importante.  

Para quem trabalha em casa, as mensagens instantâneas são como uma ponte que conecta instantaneamente com os colegas da empresa, não importa a distância física. Isso facilita muito a colaboração e a resolução rápida de problemas, tornando o home office uma experiência mais integrada e produtiva. 

Por isso, entender como utilizar as mensagens instantâneas de forma inteligente é extremamente importante. Ao conhecer os prós e contras, é possível aproveitar ao máximo essa ferramenta, transformando uma possível distração em algo que impulsiona o trabalho em equipe e ajuda a alcançar metas. 

Leia também: Como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho? 

Desafios para uma comunicação profissional em aplicativos 

No ambiente de trabalho, mesmo ao utilizar aplicativos e softwares de mensagens instantâneas oficiais da empresa, que sugerem uma comunicação mais informal, é fundamental manter uma linguagem adequada ao contexto profissional.  

Apesar da tentação de usar gírias, emojis e figurinhas de forma excessiva, é necessário lembrar que a forma como nos comunicamos reflete nossa imagem profissional.  

Mensagens cheias de abreviações e informalidades podem transmitir falta de profissionalismo e frases mal formuladas podem ser interpretadas de maneira equivocada pelos destinatários e gerar ruídos na comunicação.  

Uma piada inocente, por exemplo, pode ser mal interpretada e causar desconforto ou até mesmo conflitos no ambiente de trabalho. Portanto, antes de enviar uma mensagem, é importante ponderar sobre o seu conteúdo e como ela será recebida pelos colegas. 

Outro aspecto a ser considerado são as mensagens de áudio. Embora sejam uma opção conveniente para transmitir informações de forma ainda mais rápida, é necessário ter cautela ao utilizá-las.  

Mensagens de áudio nem sempre são apropriadas em ambientes onde é necessário manter o silêncio, como em reuniões ou espaços compartilhados. Portanto, o uso delas deve ser reservado para situações em que são realmente necessárias. 

Uma dica: quando precisar enviar um áudio, escreva uma mensagem resumindo o conteúdo para garantir a compreensão correta e para que o destinatário possa ter uma ideia do que se trata caso não consiga escutar naquele momento. 

Ferramentas de comunicação instantânea 

As ferramentas de comunicação instantânea revolucionaram a maneira como nos comunicamos no mundo profissional, permitindo uma troca de informações rápida, eficiente e em tempo real. Entre as opções mais populares, podemos destacar: 

Microsoft Teams 

Amado por muitos e odiado por tantos outros, o Teams é integrado ao pacote Office 365 da Microsoft e oferece diversos recursos, desde mensagens instantâneas e videoconferências até compartilhamento de arquivos e criação de equipes.  

Sua interface intuitiva e a capacidade de criar salas de chat dedicadas a projetos específicos facilitam a comunicação e a colaboração, especialmente em ambientes de trabalho remotos ou híbridos. 

Uma ferramenta muito útil dessa plataforma é a possibilidade de programar mensagens. Uma grande aliada daqueles que precisam trabalhar em horários alternativos e precisam deixar recados para os colegas.  

Slack 

Essa plataforma de comunicação empresarial se destaca pela sua flexibilidade e personalização. Por meio de canais temáticos, é possível organizar as conversas de acordo com as necessidades da equipe.  

Além disso, o Slack oferece recursos avançados como integrações com outras ferramentas, bots e chamadas de voz e vídeo. 

Vale lembrar que a plataforma atualizou a sua interface em 2023 (o novo design é implementado aos poucos) e, segundo a empresa, a versão atualização tem foco na produtividade dos times.  

Skype 

Apesar de ter perdido parte de sua popularidade para plataformas mais recentes, o Skype ainda é uma ferramenta relevante no mundo profissional, especialmente para comunicações externas com clientes e parceiros.  

Sua interface familiar e a capacidade de realizar chamadas de voz e vídeo gratuitas o tornam uma opção prática e acessível para falar por mensagem no trabalho. 

WhatsApp 

A popular ferramenta de mensagens instantâneas também se consolidou como um importante canal de comunicação empresarial. Com mais de 2 bilhões de usuários ativos, o WhatsApp oferece uma maneira conveniente e eficaz de se comunicar com colegas, clientes e parceiros, através de grupos de chat, chamadas de voz e vídeo e compartilhamento de documentos. 

No entanto, é importante notar que, em algumas organizações, o WhatsApp pode ser visto como um canal de comunicação secundário e extraoficial. Isso ocorre especialmente quando as empresas não fornecem números ou celulares profissionais aos funcionários. 

É preciso ter cautela ao usar o WhatsApp como ferramenta de comunicação no trabalho

Essa dualidade de uso pessoal e profissional do WhatsApp destaca a necessidade de uma etiqueta clara para separar os dois âmbitos. Sem diretrizes claras, pode ser desafiador manter uma distinção entre conversas pessoais e profissionais, especialmente quando os contatos se misturam.

Por isso, estabelecer políticas ou orientações sobre o uso adequado do WhatsApp no ambiente de trabalho se torna crucial para garantir uma comunicação eficaz e profissional. 

Usar o WhatsApp no trabalho é uma boa ideia?

Embora a informalidade seja inerente ao WhatsApp, é fundamental reconhecer que sua utilização no contexto profissional requer práticas adequadas para garantir uma comunicação profissional.  

É importante estabelecer limites de horário, utilizar linguagem formal e evitar o envio de mensagens irrelevantes ou ofensivas. 

Do estagiário ao CEO, todos os colaboradores devem estar cientes das melhores práticas ao utilizar o WhatsApp para falar por mensagem no ambiente de trabalho, a fim de manter o profissionalismo e a produtividade.  

Melhores práticas para o uso estratégico do WhatsApp: 

#1. Crie grupos específicos 

Organize os contatos em grupos separados com base em equipes, projetos ou departamentos para facilitar a comunicação direcionada e evitar a sobrecarga de mensagens em um único grupo. 

#2. Estabeleça horários de trabalho 

Defina horários específicos para o uso do WhatsApp para comunicação de trabalho, garantindo que as mensagens sejam enviadas e respondidas durante o expediente e respeitando o tempo pessoal dos colaboradores. 

#3. Utilize recursos multimídia com moderação 

Embora seja útil compartilhar imagens, vídeos ou documentos pelo WhatsApp, utilize esses recursos com moderação para evitar sobrecarregar a memória dos dispositivos dos colaboradores e garantir a rapidez na comunicação. 

#4. Opte pelas respostas automáticas 

Em casos de ausência temporária, configure seu aplicativo para respostas automáticas para informar aos contatos que você não está disponível e quando poderá responder às mensagens. 

#5. Cuidado com o excesso de áudios 

Nem sempre uma pessoa estará disponível para ouvir um áudio. Tenha autorização dela para que você possa enviá-lo e seja sucinto. Evite áudios longos e muitos áudios seguidos. 

Como a SOAP pode te ajudar de maneira estratégica? 

Embora o WhatsApp tenha vindo para facilitar nossas vidas profissionais, é importante lembrar que devemos adotar boas práticas para garantir uma comunicação eficaz. Afinal, mesmo num ambiente de home office, certos comportamentos são essenciais para manter a imagem e o profissionalismo. 

A SOAP oferece o treinamento SOAP Ferramentas Digitais, que visa sensibilizar equipes sobre o uso estratégico de ferramentas digitais para a construção de uma comunicação online colaborativa. Através do treinamento, os participantes: 

  • aprimoram suas habilidades de comunicação digital; 
  • aprendem a utilizar ferramentas de forma estratégica;
  • maximizam o potencial da comunicação online para aumentar a produtividade e o engajamento no trabalho. 

Aprimore as habilidades de comunicação digital do seu time ou empresa com a SOAP.



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