Muitas vezes, o crescimento profissional nos leva a situações verdadeiramente intimidadoras, como a apresentação para diretoria.
Muitas vezes, o crescimento profissional nos leva a situações verdadeiramente intimidadoras, como a apresentação para diretoria. Afinal, o que podemos fazer para atender às expectativas da liderança em reuniões-chave? O contexto em que esse desafio se aplica são variados.
Buscar patrocínio para um projeto, vender um produto ou serviço e atualizar os presentes sobre os resultados de um departamento são alguns exemplos.
Neste conteúdo, reunimos 7 dicas para fazer uma excelente apresentação corporativa para liderança da sua empresa. Continue a leitura e comunique-se com eficiência!
A liderança se distribui na empresa como uma pirâmide. Isto é, cada líder conta com várias pessoas abaixo na hierarquia, que são os comandantes de departamentos e divisões internas. Além disso, diversas partes interessadas podem demandar a atenção do gestor, exigindo a tomada de decisões.
Por isso, você não será a única pessoa a demandar o tempo da liderança para projetos, produtos, serviços, atualizações, etc.
Consequentemente, o conteúdo da apresentação deve conter aquilo que a liderança necessita para tomar uma decisão rápida e adequada para solução do problema.
Não se sinta frustrado com esse foco das reuniões. Após uma atuação positiva num projeto, é natural sentir a necessidade de reconhecimento pelo trabalho realizado e querer detalhar as suas atividades. Porém, priorizar os interesses dos presentes é essencial para demonstrar a imagem e postura profissional.
Um cuidado importante é conhecer as regras escritas e não escritas do jogo. Seguir os padrões de formatação de relatórios e slides, obedecer ao tempo disponível, entender o canal de comunicação (presencial ou online) e demais características do ambiente em que você estará inserido elimina obstáculos ao sucesso da sua apresentação.
Nesse sentido, as regras podem ser expressas em documentos, como guias de formatação e modelos de slides compartilhados.
No entanto, elas também podem ser estabelecidas pelo hábito, como a prática de reservar um tempo para perguntas dos presentes e as informações solicitadas recorrentemente.
A gestão de tempo durante a apresentação é outro cuidado relevante. Além de respeitar o espaço na agenda do gestor e chegar com antecedência, precisamos considerar os imprevistos que podem surgir. Imagine que um número é questionado durante a fala, e o tempo gasto no detalhamento do resultado não será reposto.
Além disso, outros participantes podem estar interessados em fazer perguntas, e se você consumir esse espaço, ao final da apresentação, parte da audiência ficará frustrada.
Nesse cenário, precisamos entender a importância de planejar o conteúdo. Tenha em mente quais informações são indispensáveis e quais serão levadas apenas se houver tempo disponível.
Quanto mais intervenções, maior será o seu foco no primeiro grupo durante a apresentação para diretoria. Ter um material visual claro e antecipar-se às perguntas, ajuda a minimizar os questionamentos.
Dificuldades de compreender um gráfico, tamanhos de fonte, organização das informações e demais problemas no material podem gerar interrupções.
No entanto, mesmo com o material adequado, não há como se prevenir completamente. Lembre-se também de desenvolver o controle sob o ritmo de fala, adaptando o discurso para diferentes cenários. Você pode, por exemplo, gravar a sua fala para avaliar o tempo utilizado e testar diferentes formas de apresentar o conteúdo.
O conteúdo da apresentação para diretoria deve ir direto ao ponto. Normalmente, o núcleo é a relação problema-solução, que pode ter diferentes versões, de acordo com a motivação do encontro:
Na apresentação para diretoria, podemos contextualizar o problema sempre que for necessário, para melhor compreensão. Uma forma objetiva de fazer isso é o modelo SCQA: situation, complication, question e answer (situação, complicação, pergunta, resposta). Nele, você descobrirá a resposta para as seguintes perguntas:
A proposta é usar um único parágrafo para cada questão, a fim de incentivar a capacidade de resumir as informações.
Com isso, você terá uma resposta imediata para cada um dos pontos decisivos e usá-los para preparar o material de apoio.
As apresentações para liderança devem estar conectadas aos objetivos da audiência. Por isso, quando abordamos a diretoria, devemos estar atentos aos resultados financeiros, embasando a apresentação em dados consolidados e projeções realistas.
Em diversas situações, o resultado financeiro terá como causa as atividades desenvolvidas em um projeto ou departamento. Por exemplo, o profissional de RH não só vai demonstrar a economia gerada pelo departamento, como a relação com mudanças no recrutamento, redução da rotatividade e demais indicadores do setor.
Vale ressaltar que os indicadores-chave de desempenho costumam ser as principais informações presentes nos slides, sendo expostos com recursos para facilitar a visualização. Nesse sentido, gráficos, quadros, tabelas são bem-vindos, sempre respeitando a formatação definida pela empresa.
Durante a apresentação, devemos estar preparados para aprofundar as informações fornecidas. Por isso, lembre-se de preparar um material de apoio com a mentalidade de que ele será utilizado, ainda que as chances sejam pequenas.
Uma métrica interessante para avaliar o nível de preparo sobre um assunto é a metodologia dos 5 porquês. Isto é, você deve estar preparado para responder 5 vezes a pergunta sobre os motivos que justificam as informações apresentadas. No exemplo anterior, poderíamos justificar o resultado financeiro do RH assim:
O nível de detalhamento dependerá do contexto, tempo disponível e interesse da audiência. Contudo, o ponto central é ter uma quantidade de informações que traga consigo autoconfiança para realizar uma boa apresentação.
Um último ponto é lembrar que uma boa apresentação não é feita apenas de conhecimento. O desenvolvimento da apresentação para diretoria depende igualmente de mudanças afetivas e psicomotoras, e não apenas do domínio intelectual.
As mudanças afetivas dizem respeito aos valores e sentimentos relacionados ao processo, como desenvolver a inteligência emocional, controlar o nervosismo, saber reagir a questionamentos e ter empatia para entender as demandas dos presentes.
Já as transformações psicomotoras abrangem o aparato muscular associado às habilidades de comunicação, como controlar o tom e ritmo de voz, demonstrar assertividade na comunicação, usar os gestos de modo adequado e manter uma postura que transmita confiança.
Por isso, as orientações de profissionais qualificados para apoiar a elaboração e execução das apresentações é fundamental. As habilidades de comunicação podem ser adquiridas, mas exigem mudanças cognitivas, afetivas e psicomotoras por estudo, exercícios, feedback e outros facilitadores.
Aqui na SOAP, contribuímos com suporte para realizar apresentações empresariais e oferecemos treinamentos especializados em competências de comunicação.
Atualmente, já treinamos mais de 70 mil pessoas e elaboramos mais de 18 mil apresentações empresariais, transmitindo as melhores práticas.
Sendo assim, nossas soluções serão importantes para melhorar os seus resultados e fazer com que você tenha segurança ao realizar uma apresentação para diretoria.
Logo, você pode acelerar o seu desenvolvimento individual, adquirindo os conhecimentos, habilidades e atitudes para ter uma boa comunicação. Conheça agora mesmo as soluções da SOAP e entenda como podemos ajudar o seu desenvolvimento de competências!
