Roteiro de apresentações: entenda a importância do bom planejamento

Você já parou para pensar na importância de um bom roteiro de apresentações? Muitas vezes, nosso crescimento depende da preparação para os momentos-chave, em que devemos aproveitar oportunidades, não é mesmo? Entre os mais importantes, estão as apresentações corporativas e profissionais.

Treinamento SOAP
20/12/2021
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Você já parou para pensar na importância de um bom roteiro de apresentações? Muitas vezes, nosso crescimento depende da preparação para os momentos-chave, em que devemos aproveitar oportunidades, não é mesmo?

Entre os mais importantes, estão as apresentações corporativas e profissionais. Nelas, temos a chance de expor nossos conhecimentos, conquistar as partes interessadas no negócio e passar uma excelente impressão. A não ser, é claro, que tudo dê errado.

Para não dar oportunidades para o azar, é importante saber como fazer um planejamento adequado e escolher a melhor estratégia. Pensando nisso, preparamos um guia para você realizar o seu roteiro de apresentações e ter mais facilidade para lidar com esses momentos decisivos. Vamos lá?

O papel do roteiro de apresentações

O roteiro de apresentações é o mapa da comunicação, indicando os principais marcos para alcançar o seu objetivo. Por isso, é um documento que deve ser planejado e preparado estrategicamente.

Em ambientes profissionais, mais que expor um conhecimento, o propósito das apresentações é engajar a audiência em uma determinada ação. Entre elas:

  • pesquisar sobre serviços da empresa;
  • investir em projetos;
  • comprar produtos;
  • vincular a autoridade sobre um assunto à imagem pessoal ou organizacional;
  • firmar parcerias.

Assim, os “atos” de um roteiro de apresentações são divididos conforme a contribuição para esse engajamento.

Introdução

A introdução vai além da contextualização, busca despertar o interesse da audiência em escutar o apresentador. Em seu núcleo, existe uma promessa relevante para aproximar a pessoa de um benefício ou afastá-la de um mal.

Desenvolvimento

O desenvolvimento traz a argumentação. Por que a promessa realizada pode ser cumprida? Que dados mostram o benefício do produto? Que case de sucesso pode ser apresentado? Quais relações de causa e efeito podem ser articuladas?

Conclusão

A conclusão é o fechamento, em que tentaremos engajar a audiência em uma ação. Está ligada ao desenvolvimento a partir de uma linha de raciocínio ou organização, que pode ter diferentes tipos em um roteiro de apresentações:

  • ordem cronológica — a conclusão é o ponto final de uma série de eventos que acontecem uns após os outros;
  • dedução — a conclusão é um elemento particular extraído de informações gerais;
  • indução — a conclusão é o quadro geral formado a partir de diversas situações particulares.

Um produto, por exemplo, pode ser efetivo porque, após a implementação, houve uma redução de 15% nos custos operacionais (ordem cronológica). Por outro lado, pode ser que a automação de tarefas seja a principal solução do mercado para reduzir custos, logo, o software seja uma excelente medida para minimizar as despesas (dedução).

Ou ainda, quem sabe eliminar erros, minimizar retrabalho, mitigar horas extras e aumentar a produtividade dos colaboradores conduz naturalmente à redução de custos (indução).

Perceba que, embora a linha de raciocínio assuma diferentes formas nos exemplos, o centro do roteiro de apresentações é o mesmo. Demonstramos como vamos resolver um problema ou trazer um benefício para a audiência.

As vantagens de um bom roteiro de apresentações

Ter um bom roteiro de apresentações faz toda a diferença. Antes de prosseguir para as dicas, é importante entender quais são essas vantagens.

Direcionar a apresentação

O roteiro é a ferramenta para construir uma apresentação com começo, meio e fim, entendendo como vamos chegar lá ao engajamento da audiência. Logo, traz confiança para o apresentador e orienta suas ações.

Definir as necessidades de treinamento

Aquilo que está no roteiro precisa ser executado. Logo, ele direciona a linguagem corporal, técnicas de persuasão, recursos de oratória e demais habilidades que o apresentador precisa dominar para tirá-lo do papel.

Controlar o diálogo interno

Além disso, é uma forma de controlar o chamado diálogo interno — nossas conversas com nós mesmos, que podem tirar nosso foco e atrapalhar na hora de uma apresentação. Uma forma que facilita bastante o raciocínio é quando escrevemos as informações e ganhamos confiança ao dominar o conteúdo.

Planejar, editar e testar

O roteiro de apresentações também facilita o planejamento e as mudanças na apresentação. Podemos realizar diversas edições, como remover, acrescentar ou modificar informações, compreendendo os impactos das mudanças no texto final.

As boas práticas para um roteiro de apresentações de sucesso

Os roteiros de apresentações são um tema rico e você pode buscar inspiração em diferentes materiais, modelos, cursos, palestras etc. Ademais, algumas dicas podem causar um impacto imediato na qualidade do seu planejamento.

Defina o seu objetivo

Ter um objetivo é indispensável para fazer o roteiro de apresentações. A partir dele, julgamos o que é importante e o que é supérfluo em relação às informações, argumentos, dados e estratégias que serão utilizadas. Logo, questiona-se em que ação você pretende engajar a sua audiência.

Conheça a audiência

Assim como o objetivo, as características da audiência condicionam nossas decisões ao realizarmos um roteiro de apresentações. Faixa etária, idade, sexo, renda e trabalho são informações básicas. Além delas, vale a pena avaliar a posição prévia dos participantes: estão interessadas, neutras ou contrárias em sua maioria?

O grau de interesse da plateia define boa parte da estratégia. Você tentará impactar as pessoas que são resistentes? Focará naqueles que já têm uma predisposição para realizar a ação desejada? Fará um discurso abrangente para converter ambos?

Conheça as ferramentas disponíveis

Diversas técnicas podem ser inseridas na apresentação e devem estar previstas no roteiro. Como principal exemplo, temos o Storytelling em que aplicamos ferramentas de narrativa para influenciar lógica e emocionalmente a audiência.

Outra prática de impacto é trazer dados para a apresentação. Assim como o Storytelling, eles podem ser aplicados em diferentes etapas. Na introdução, um número pode despertar o interesse das pessoas; no desenvolvimento, será um mecanismo de argumentação; na conclusão, pode reforçar a ação desejada.

Utilize um processo criativo

Um excelente ponto de partida é ter um processo para construir, passo a passo, o seu roteiro de apresentações. Entre outras opções, você pode seguir as etapas do Design Thinking.

Imersão

Realize uma pesquisa extensa sobre o assunto da apresentação, ideias para apresentações criativas, desafios, audiência e outros. Esse estudo pode servir, tanto para criar o roteiro como para montar o material de apoio.

Ideação

Faça um brainstorming para colocar as suas ideias no papel. Após expor seus pensamentos sem limitações, comece a filtrar aquelas que podem ser mais viáveis para alcançar o seu objetivo.

Prototipação

Crie também um esboço do roteiro com os tópicos principais. Você pode dividir uma folha em introdução, desenvolvimento e conclusão. A seguir, organize as suas ideias principais para cada uma das etapas, ligando os pontos para ter uma linha de raciocínio.

Testagem

Pratique a apresentação e identifique o que funciona e o que não funciona. É possível testar diferentes versões, variando as histórias, argumentos e formas de introduzir o conteúdo até encontrar as melhores opções.

Desenvolvimento

Faça o esboço evoluir para uma apresentação completa, revise os pontos e adicione informações. Esse é o momento em que você vai detalhar um pouco mais e formatar o roteiro para a versão final.

Posteriormente, verifique se não existem formas de enxugar o roteiro de apresentações. É natural querer colocar o máximo de informações e demonstrar o seu conhecimento, mas não podemos esquecer de que não fazemos a apresentação para nós mesmos, e sim para a audiência.

Busque capacitações

Resumidamente, após as etapas de imersão e ideação, o segredo é testar os tópicos, riscar, acrescentar e fazer observações. 

Imagine um processo dinâmico de tentativa, aprendizado e mudança. Além de aprender com a prática, você pode acelerar o seu desenvolvimento, buscando o auxílio de quem já trilhou essa trajetória, possui conhecimento técnico e métodos validados para melhorar os seus roteiros.

Na SOAP, atuamos desde 2003 ajudando pessoas e organizações a construírem apresentações profissionais de alto impacto. Contribuímos com a nossa metodologia seguindo as seguintes etapas: definição da melhor estratégia, construção de um roteiro, criação de uma linguagem visual e capacitação do apresentador.

Nos últimos anos, passamos a compartilhar esse conhecimento em cursos de qualificação. Storytelling, Assertividade, Inteligência Emocional, Oratória e Design são alguns dos temas que trabalhamos para capacitar profissionais excelentes na arte da comunicação.

Dominar essas competências faz a diferença não só no roteiro de apresentações, mas em todas as etapas da sua comunicação. Por isso, não deixe de se qualificar para estar preparado, de modo a conquistar os seus objetivos.

Que tal começar os estudos agora mesmo? Baixe gratuitamente o e-book Como escrever um roteiro vencedor para apresentações e entenda o passo a passo para redigir o roteiro, na prática!

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