Reunião difícil pela frente? Saiba o que você pode fazer para gerir conflitos antes, durante e depois desses momentos decisivos

Conflitos são inerentes à vida.

Treinamento SOAP
13/07/2016
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Conflitos são inerentes à vida. Acontecem frequentemente em todos os lugares, se manifestando de inúmeras formas. Talvez, reuniões sejam o momento em que essas situações ficam mais aparentes, pois é quando as partes envolvidas se encontram, olho no olho.

Se, por um lado, é a ocasião perfeita para discussões acaloradas, por outro, a reunião é a oportunidade de gerir conflitos de forma eficiente. Nesse contexto, entram as suas habilidades de comunicação, que devem estar presentes não apenas no momento decisivo da reunião, como também antes e depois. 

Dessa forma, trabalhar a comunicação e liderança para saber como gerir as emoções da melhor forma possível é fundamental para solucionar os conflitos. Preparamos este conteúdo de modo a te ajudar nos momentos decisivos de uma reunião difícil. Acompanhe!

Por que é importante saber gerir conflitos em momentos decisivos

Em uma empresa, em um projeto ou em uma reunião, temos pessoas diferentes trabalhando juntos para um propósito. Essas pessoas têm diferentes pontos de vista, vêm de contextos diversos e passaram por outras experiências de vida.

Logo, é natural pensar que não concordarão em todos os pontos. Nesse sentido, o conflito é inevitável, mas isso não quer dizer que ele não possa ser conduzido de uma maneira mais saudável.

Gerir conflitos é importante por diversos motivos. Em momentos decisivos, como reuniões, em que decisões são tomadas e dados e resultados corporativos são analisados, é importante divergir e colocar diferentes opiniões. Isso torna a discussão rica e pode trazer insights para o negócio.

Contudo, deixar o conflito tomar proporções maiores pode tornar a reunião improdutiva e impedir que se chegue às conclusões pretendidas. Isso causa atrasos, mina a produtividade e ainda colabora para um clima organizacional não muito favorável.

Olhar para conflitos como um ponto de atenção é importante para buscar formas de saná-los sem que eles virem um problema nas equipes.

Nas empresas, as pessoas não precisam necessariamente gostar umas das outras ou compartilhar a mesma opinião. Mas é imprescindível estabelecer um ambiente de trabalho em harmonia para haver produtividade e engajamento, além de manter o alto desempenho.

No mais, gerir conflitos de forma efetiva ajuda a:

  • fortalecer a cultura da empresa;
  • manter objetivos alinhados;
  • promover a colaboração;
  • cultivar o respeito às diferenças e a diversidade;
  • reduzir níveis de turnover e absenteísmo;
  • aumentar a satisfação dos colaboradores;
  • propiciar um clima de trabalho respeitoso, saudável e ético.

Como gerir conflitos em reuniões

Antes

Se existe um assunto que causa um nível alto de conflito, ele precisa ser tratado de forma bem específica na reunião. 

Em vez de se tornar mais um item na pauta de um encontro extenso e cheio de assuntos a serem tratados, avalie se não é melhor convocar uma reunião curta, de no máximo 30 minutos, com um tema e objetivo claros.

Nessa convocação, especifique o que espera como resultado dessa reunião em três níveis: entender, sentir e fazer, considerando o que as pessoas precisam em relação ao assunto. Uma forma de colocar todos na mesma página, lembrá-los que são uma equipe e estão todos buscando os mesmos propósitos.

Faça um alinhamento prévio, mesmo que por e-mail, com as partes envolvidas. Nele, solicite um primeiro feedback, para ficar claro o que estará em jogo naquela reunião.

Lembre-se: o conflito já existe, a reunião é para geri-lo, não para piorá-lo. Assim, de modo a aumentar as chances de encaminhar soluções durante a reunião, mapeie:

  • objetivos de cada parte;
  • tensões envolvidas;
  • necessidades que não estão sendo atendidas;
  • nível de satisfação em relação ao assunto que será abordado, entre outros pontos.

Durante

Essa preparação prévia não significa que você irá “armado” para essa reunião com um PPT “munido” de bullet points, com dezenas de argumentos que, na sua visão, poderiam encerrar a discussão. Isso só tornará o ambiente mais “bélico”.

Se deseja paz, guarde tudo o que já ouviu para um momento adequado que surgirá naturalmente se você praticar a escuta ativa. Portanto, faça uma breve introdução e, a partir daí, fale o mínimo necessário.

Existem dois tipos de reações extremas que o ser humano apresenta em situações conflituosas:

  • enfrentamento: pode levar a uma explosão emocional;
  • apatia: fuga ao confronto.

Apesar da apatia não representar, em um primeiro instante, uma ameaça tão grande à dinâmica da reunião, é tão perigosa quanto a explosão.

Ambos os casos merecem atenção. Por isso, a escuta atenta e estímulo à participação de todos na conversa é fundamental.

Depois

A discussão pode chegar a um impasse e, nesse momento, uma decisão precisa ser tomada. Não haverá como satisfazer inteiramente a todos, mas ao menos todos precisam sentir que contribuíram de alguma forma na solução encontrada para aquele conflito.

O conflito não precisa, necessariamente, ser resolvido durante a reunião. Ao menos, deve ser encaminhado. A partir da reunião, as pessoas precisam ter clareza do seu papel, ações que precisam tomar para esse encaminhamento.

Como habilidades de comunicação ajudam a gerir conflitos em momentos decisivos

A comunicação eficiente pode ser a melhor arma para gerir conflitos. Habilidades de comunicação ensinam profissionais e líderes a exercitar a empatia e saber promover o diálogo de forma respeitosa, mesmo entre pessoas com opiniões muito divergentes.

Com a ajuda dessas habilidades, é possível lidar com situações complexas e ajudar pessoas a entender o ponto de vista do outro. 

Ao assumir uma atitude conciliadora, é mais fácil mediar os interesses e necessidades das diferentes partes, por meio de um discurso equilibrado, justo, coerente e claro.

Habilidades de comunicação são fundamentais para todos os integrantes de equipes e muito úteis em situações decisivas como reuniões e apresentações de projetos. 

Por mais que exista o conflito, é essencial saber tornar as trocas de opiniões e feedbacks de forma proveitosa e positiva. Afinal, muitas divergências entre as pessoas têm origem justamente em falhas de comunicação.

Gerir conflitos é possível com o apoio das habilidades certas, principalmente os skills de comunicação. A SOAP é especialista em treinamentos de comunicação e pode ajudar você nessa jornada para aprimorar suas competências e se tornar um profissional apto a gerenciar conflitos.

Com uma metodologia inovadora e treinamentos customizados, a SOAP ajuda você a explorar o poder da boa comunicação nos negócios.

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