Conheça 7 práticas para uma comunicação assertiva à distância

O trabalho à distância não impede uma comunicação assertiva, desde que sejam tomadas medidas para garantir que as mensagens sejam claras, diretas e respeitosas.

Treinamento SOAP
27/02/2023
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O trabalho à distância não impede uma comunicação assertiva, desde que sejam tomadas medidas para garantir que as mensagens sejam claras, diretas e respeitosas. Existem várias ferramentas que podem facilitar esse processo.  

Mas, além das ferramentas, é fundamental que os gestores adotem boas estratégias de comunicação interna para que as trocas entre equipes remotas sejam tão eficientes quanto as trocas presenciais.  

Isso se faz necessário especialmente agora, em que o home office é uma realidade cada vez mais dominante.  

Embora não existam dados oficiais do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) sobre quantas pessoas no Brasil trabalham remotamente, um levantamento realizado pela LCA Consultores sugere que já são mais de 6,53 milhões.  

Diante desse cenário, é importante promover uma cultura de comunicação aberta e transparente, na qual os trabalhadores se sintam à vontade para expressar suas opiniões e necessidades de forma construtiva, mesmo que fisicamente distantes.  

Videoconferências, mensagens instantâneas e e-mails são recursos fundamentais. No entanto, é importante que os trabalhadores e líderes das empresas sejam treinados para usar essas ferramentas de maneira adequada, a fim de evitar mal-entendidos e conflitos. 

É necessário estabelecer regras claras de comunicação e garantir que todos os trabalhadores compreendam essas regras. Para começar é importante entender o que, exatamente, significa comunicação assertiva, conceito que vai muito além de simplesmente “falar bem”. 

O que é comunicação assertiva? 

Comunicação assertiva é a habilidade de se expressar de forma adequada e se fazer bem compreendido. Nas empresas isso significa garantir que as informações sejam transmitidas de forma eficiente.  

Isso envolve não apenas a clareza e objetividade das mensagens, mas também a capacidade de interpretar pistas não-verbais, como a linguagem corporal e as expressões faciais.  

No ambiente de trabalho remoto, essas pistas podem ser perdidas ou interpretadas incorretamente. O que pode levar a ruídos de comunicação se os colaboradores não estiverem preparados.  

A habilidade de se comunicar assertivamente é importante tanto na interação entre os funcionários quanto com os clientes ou parceiros externos. Ajuda a evitar mal-entendidos e conflitos, além de contribuir para relacionamentos saudáveis e mais produtivos.  

A comunicação assertiva nas empresas também promove um ambiente de trabalho mais colaborativo e transparente, no qual os funcionários podem expressar suas opiniões e contribuir com ideias para a melhoria dos processos e resultados. 

5 práticas para uma comunicação assertiva à distância 

A comunicação assertiva à distância não se resume a usar meios tecnológicos, como aplicativos de mensagens e videoconferências, embora eles sejam grandes aliados.  

É importante que as empresas adotem estratégias e boas práticas de comunicação interna, com regras bem desenhadas. As ferramentas são parte do processo, mas a forma como são utilizadas também conta.  

A seguir, veja cinco estratégias para implementar a comunicação assertiva nas empresas com equipes remotas: 

Estabeleça regras de comunicação 

Crie políticas e diretrizes claras para a comunicação da equipe remota, definindo quais ferramentas e canais devem ser usados para quais tipos de mensagens. 

Isso evitará inconvenientes, como ligações indesejadas, e delays, como quando alguém demora dias para responder uma mensagem instantânea.  

É importante utilizar tanto ferramentas de comunicação assíncrona como ferramentas de comunicação síncrona, cada uma conforme o que melhor se adequa ao contexto. 

Realize treinamentos 

Forneça treinamentos em habilidades de comunicação assertiva para gestores e equipes. Isso os ajudará a expressar pensamentos e sentimentos de forma clara e direta, mesmo que de forma remota. 

A SOAP oferece diversos treinamentos de comunicação. Desenvolver essa habilidade pode transformar o relacionamento entre colaboradores para melhor e, consequentemente, aprimorar o trabalho. 

Use ferramentas síncronas 

Como já mencionado, tanto as ferramentas síncronas como as assíncronas devem ser utilizadas. Mas os meios síncronos, ou seja, aqueles que permitem interações simultâneas em tempo real, merecem atenção especial de equipes remotas. 

Incentive, principalmente, o uso de videoconferências em vez de apenas e-mails e mensagens de texto. Isso permite que as pessoas se comuniquem de maneira mais clara e possam interpretar as pistas não-verbais. 

Seja claro e objetivo 

Especialmente ao utilizar ferramentas de texto, como e-mails, é fundamental saber expressar-se bem. Evite textos enormes sem necessidade, use a linguagem adequada, preste muita atenção em pontuações.  

Ao escrever um e-mail ou mensagem, lembre-se que o receptor não está escutando seu tom de voz, nem pode captar pistas não-verbais. Até mesmo mensagens inocentes podem ser mal interpretadas, se não forem escritas com cuidado.  

Forneça feedbacks constantes 

Um dos principais desafios relacionados à comunicação assertiva à distância é manter a equipe engajada e com senso de colaboração. Estabelecer uma frequência de feedbacks ajuda a diminuir essa sensação de distanciamento do time com o gestor.  

Devem ser fornecidos feedbacks ao trabalho de cada colaborador (individualmente) e para o time de modo geral.  

Homem usando um megafone em cima de uma escada
É importante manter uma frequência de feedbacks, mesmo à distância

Além disso, deixe todos a par sobre a situação da empresa, se o desempenho do time tem surtido o efeito esperado nos resultados, como o trabalho deles impacta nas atribuições de outras equipes.  

Tudo isso ajuda a criar um senso de colaboração maior, as pessoas se sentirão parte da empresa e não deixadas de lado. 

Quais canais de comunicação são adequados para equipes remotas? 

Canais de comunicação adequados são grandes aliados da comunicação assertiva à distância. A verdade é que todos eles, sejam instantâneos ou não, com imagem ou texto, podem ser bem aproveitados se utilizados de forma correta e oportuna. 

Confira alguns dos canais que podem ser suporte para equipes remotas: 

  • E-mail: amplamente utilizado em ambientes corporativos, permitindo que as informações sejam transmitidas de forma concisa e eficiente, além de ficarem registradas. 
  • Mensagens instantâneas: plataformas de chat permitem que os membros da equipe se comuniquem rapidamente, em tempo real. 
  • Videoconferência: plataformas como Zoom, Google Meet e Microsoft Teams são as maiores aliadas de equipes à distância, pois permitem que as pessoas se vejam e ouçam, o que pode ajudar a melhorar a comunicação. 
  • Ferramentas de gerenciamento de projetos: Trello, Asana, Monday e outras permitem a comunicação colaborativa e o gerenciamento de tarefas de forma prática. 
  • Redes sociais corporativas: plataformas como o Workplace, da Meta, ou Yammer, da Microsoft, permitem que os trabalhadores se conectem e colaborem em tempo real, compartilhando arquivos e informações. Muitas vezes, podem reunir funcionalidades das outras ferramentas em um só lugar. 
  • Intranet: a rede interna de uma empresa pode ser acessada por todos os funcionários, permitindo o compartilhamento de informações e o acesso a documentos importantes. 

Cada canal de comunicação tem seus pontos fortes e fracos. Portanto, escolha o que melhor se adapta para cada tipo de mensagem, considerando fatores como a urgência, complexidade da informação e preferência dos membros da equipe. 

Quais são os principais desafios da comunicação à distância? 

A comunicação remota tem vários desafios que, se ignorados, podem afetar negativamente a eficácia dos processos e a colaboração entre os membros da equipe. Alguns dos principais desafios incluem: 

  • Ruídos na comunicação devido à impossibilidade de captar sinais não-verbais; 
  • Dificuldades técnicas, o que exige dos gestores a capacidade de lidar com a falta de alguns canais em caso de imprevistos; 
  • Menores chances de construir conexões interpessoais e, consequentemente, mais esforço para criar senso de colaboração; 
  • Infraestrutura possivelmente precária, principalmente se a empresa não estiver arcando com equipamentos e internet do colaborador. 
  • Baixa recorrência de feedbacks, o que pode ser facilmente contornado com iniciativa do gestor, mas costuma ser um problema em equipes remotas; 
  • Motivação, pois com menos conexão entre colaboradores e empresa, é mais trabalhoso manter as pessoas motivadas e conscientes de um objetivo comum. 

Para superar esses desafios, é importante investir nas estratégias citadas ao longo do texto, principalmente escolher os canais de comunicação corretos e realizar treinamentos de comunicação assertiva.  

Comunicação assertiva em canais digitais: Netiqueta 

É impossível falar sobre comunicação assertiva à distância sem falar sobre Netiqueta.  

Esse termo se refere ao conjunto de normas de comportamento e etiqueta que devem ser seguidas pelos usuários ao interagirem em ambientes digitais, como em fóruns, redes sociais, e-mails, mensagens instantâneas, etc.  

A Netiqueta inclui:  

  • Respeitar a privacidade dos outros; 
  • Usar um tom adequado na comunicação; 
  • Evitar o uso de linguagem inadequada; 
  • Não compartilhar informações falsas; 
  • Seguir as regras e termos de serviço das plataformas online. 

Em equipes corporativas remotas, ao utilizarem as diferentes plataformas de comunicação, é fundamental ter Netiqueta. Assim, cria-se uma convivência harmoniosa e uma comunicação saudável e assertiva entre os usuários do time. 

A SOAP tem um treinamento completo sobre comportamento para o mundo digital para equipes corporativas, o SOAP Netiqueta. 

Nele, seus colaboradores aprenderão a encontrar as melhores maneiras de preparação para uma reunião online, a estruturar mensagens em discursos e slides, identificar posturas e gestos que representem a sua imagem online, dicas de ferramentas digitais e muito mais.  

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