O trabalho à distância não impede uma comunicação assertiva, desde que sejam tomadas medidas para garantir que as mensagens sejam claras, diretas e respeitosas.
O trabalho à distância não impede uma comunicação assertiva, desde que sejam tomadas medidas para garantir que as mensagens sejam claras, diretas e respeitosas. Existem várias ferramentas que podem facilitar esse processo.
Mas, além das ferramentas, é fundamental que os gestores adotem boas estratégias de comunicação interna para que as trocas entre equipes remotas sejam tão eficientes quanto as trocas presenciais.
Isso se faz necessário especialmente agora, em que o home office é uma realidade cada vez mais dominante.
Embora não existam dados oficiais do Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE) sobre quantas pessoas no Brasil trabalham remotamente, um levantamento realizado pela LCA Consultores sugere que já são mais de 6,53 milhões.
Diante desse cenário, é importante promover uma cultura de comunicação aberta e transparente, na qual os trabalhadores se sintam à vontade para expressar suas opiniões e necessidades de forma construtiva, mesmo que fisicamente distantes.
Videoconferências, mensagens instantâneas e e-mails são recursos fundamentais. No entanto, é importante que os trabalhadores e líderes das empresas sejam treinados para usar essas ferramentas de maneira adequada, a fim de evitar mal-entendidos e conflitos.
É necessário estabelecer regras claras de comunicação e garantir que todos os trabalhadores compreendam essas regras. Para começar é importante entender o que, exatamente, significa comunicação assertiva, conceito que vai muito além de simplesmente “falar bem”.
Comunicação assertiva é a habilidade de se expressar de forma adequada e se fazer bem compreendido. Nas empresas isso significa garantir que as informações sejam transmitidas de forma eficiente.
Isso envolve não apenas a clareza e objetividade das mensagens, mas também a capacidade de interpretar pistas não-verbais, como a linguagem corporal e as expressões faciais.
No ambiente de trabalho remoto, essas pistas podem ser perdidas ou interpretadas incorretamente. O que pode levar a ruídos de comunicação se os colaboradores não estiverem preparados.
A habilidade de se comunicar assertivamente é importante tanto na interação entre os funcionários quanto com os clientes ou parceiros externos. Ajuda a evitar mal-entendidos e conflitos, além de contribuir para relacionamentos saudáveis e mais produtivos.
A comunicação assertiva nas empresas também promove um ambiente de trabalho mais colaborativo e transparente, no qual os funcionários podem expressar suas opiniões e contribuir com ideias para a melhoria dos processos e resultados.
A comunicação assertiva à distância não se resume a usar meios tecnológicos, como aplicativos de mensagens e videoconferências, embora eles sejam grandes aliados.
É importante que as empresas adotem estratégias e boas práticas de comunicação interna, com regras bem desenhadas. As ferramentas são parte do processo, mas a forma como são utilizadas também conta.
A seguir, veja cinco estratégias para implementar a comunicação assertiva nas empresas com equipes remotas:
Crie políticas e diretrizes claras para a comunicação da equipe remota, definindo quais ferramentas e canais devem ser usados para quais tipos de mensagens.
Isso evitará inconvenientes, como ligações indesejadas, e delays, como quando alguém demora dias para responder uma mensagem instantânea.
É importante utilizar tanto ferramentas de comunicação assíncrona como ferramentas de comunicação síncrona, cada uma conforme o que melhor se adequa ao contexto.
Forneça treinamentos em habilidades de comunicação assertiva para gestores e equipes. Isso os ajudará a expressar pensamentos e sentimentos de forma clara e direta, mesmo que de forma remota.
A SOAP oferece diversos treinamentos de comunicação. Desenvolver essa habilidade pode transformar o relacionamento entre colaboradores para melhor e, consequentemente, aprimorar o trabalho.
Como já mencionado, tanto as ferramentas síncronas como as assíncronas devem ser utilizadas. Mas os meios síncronos, ou seja, aqueles que permitem interações simultâneas em tempo real, merecem atenção especial de equipes remotas.
Incentive, principalmente, o uso de videoconferências em vez de apenas e-mails e mensagens de texto. Isso permite que as pessoas se comuniquem de maneira mais clara e possam interpretar as pistas não-verbais.
Especialmente ao utilizar ferramentas de texto, como e-mails, é fundamental saber expressar-se bem. Evite textos enormes sem necessidade, use a linguagem adequada, preste muita atenção em pontuações.
Ao escrever um e-mail ou mensagem, lembre-se que o receptor não está escutando seu tom de voz, nem pode captar pistas não-verbais. Até mesmo mensagens inocentes podem ser mal interpretadas, se não forem escritas com cuidado.
Um dos principais desafios relacionados à comunicação assertiva à distância é manter a equipe engajada e com senso de colaboração. Estabelecer uma frequência de feedbacks ajuda a diminuir essa sensação de distanciamento do time com o gestor.
Devem ser fornecidos feedbacks ao trabalho de cada colaborador (individualmente) e para o time de modo geral.
Além disso, deixe todos a par sobre a situação da empresa, se o desempenho do time tem surtido o efeito esperado nos resultados, como o trabalho deles impacta nas atribuições de outras equipes.
Tudo isso ajuda a criar um senso de colaboração maior, as pessoas se sentirão parte da empresa e não deixadas de lado.
Canais de comunicação adequados são grandes aliados da comunicação assertiva à distância. A verdade é que todos eles, sejam instantâneos ou não, com imagem ou texto, podem ser bem aproveitados se utilizados de forma correta e oportuna.
Confira alguns dos canais que podem ser suporte para equipes remotas:
Cada canal de comunicação tem seus pontos fortes e fracos. Portanto, escolha o que melhor se adapta para cada tipo de mensagem, considerando fatores como a urgência, complexidade da informação e preferência dos membros da equipe.
A comunicação remota tem vários desafios que, se ignorados, podem afetar negativamente a eficácia dos processos e a colaboração entre os membros da equipe. Alguns dos principais desafios incluem:
Para superar esses desafios, é importante investir nas estratégias citadas ao longo do texto, principalmente escolher os canais de comunicação corretos e realizar treinamentos de comunicação assertiva.
É impossível falar sobre comunicação assertiva à distância sem falar sobre Netiqueta.
Esse termo se refere ao conjunto de normas de comportamento e etiqueta que devem ser seguidas pelos usuários ao interagirem em ambientes digitais, como em fóruns, redes sociais, e-mails, mensagens instantâneas, etc.
A Netiqueta inclui:
Em equipes corporativas remotas, ao utilizarem as diferentes plataformas de comunicação, é fundamental ter Netiqueta. Assim, cria-se uma convivência harmoniosa e uma comunicação saudável e assertiva entre os usuários do time.
A SOAP tem um treinamento completo sobre comportamento para o mundo digital para equipes corporativas, o SOAP Netiqueta.
Nele, seus colaboradores aprenderão a encontrar as melhores maneiras de preparação para uma reunião online, a estruturar mensagens em discursos e slides, identificar posturas e gestos que representem a sua imagem online, dicas de ferramentas digitais e muito mais.
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