9 dicas para não falhar em sua apresentação de resultados

A apresentação de resultados é geralmente usada para mostrar o que os esforços de um time renderam.

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27/11/2018
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A apresentação de resultados é geralmente usada para mostrar o que os esforços de um time renderam. No entanto, elas podem ir além, uma vez que, quando as pessoas aproveitam esses encontros, elas conseguem extrair oportunidades de crescimento pessoal e profissional.

Nessas reuniões, a partir dos resultados, a liderança deve explicar quais serão as resoluções da empresa, suas decisões estratégicas e o que está por trás delas. Com isso, os profissionais entenderão a posição em que a companhia se encontra e assim saberão como agir.

No entanto, para atingir os objetivos das reuniões de resultados, o papel do apresentador é essencial. As apresentações devem ser criativas e preparadas de maneira profissional, com uso de técnicas de especialistas.

Criamos este artigo com nove dicas que não vão deixar você falhar nas suas apresentações de resultados. Acompanhe!

1. Lembre-se: apresentação de resultados não é documento

As reuniões de resultados tradicionais costumam ser totalmente baseadas apenas em planilhas e gráficos. O resultado são aquelas apresentações longas e entediantes, nas quais quem está na frente apenas lê os números na tela e ninguém presta atenção. O apresentador parece estar simplesmente traduzindo um documento.

Sabendo disso, evite que a apresentação de resultados seja encarada como a leitura de um documento. O ideal é que você conte a história por trás dos números e gráficos. Adote a forma de perguntas:

  • Foi fácil ou difícil atingir a meta?
  • Ela foi superada?
  • Como?
  • Quais são as perspectivas futuras?
  • Onde podemos melhorar?

Caso seja necessário apresentar muitos números, recomendamos que faça uma versão impressa da apresentação com os dados que julgar relevantes. Com isso, a sua plateia conseguirá acompanhar a reunião de maneira mais prática. Seja um facilitador!

2. Selecione as informações

Um dos desafios de uma apresentação de resultados no estado da arte é o de selecionar as informações. Como reuniões de resultados costumam ter muitos dados, a seleção tende a ser ainda mais difícil.

Por isso, olhe para todas as informações que você tem para apresentar e pense:

  • O que as pessoas já sabem e não precisa estar no meu slide?
  • O que é realmente essencial, que as pessoas saibam, para ficarem alinhadas com os próximos passos da empresa?
  • Isso vai ajudá-las a ter uma performance melhor?

Dessa forma, você vai perceber que é possível deixar de lado muitas informações na hora da apresentação. Os demais números você pode disponibilizar no anexo impresso, para serem discutidos em outras ocasiões.

3. Seja claro no seu roteiro

Na hora de montar o roteiro da sua apresentação de resultados, deixe evidente as suas propostas. Esclareça qual deve ser o desempenho geral das equipes. Fale sobre o que a empresa vai precisar dos profissionais nos próximos meses, para atingir os objetivos.

Organize as informações de forma clara e objetiva de maneira que a audiência entenda a mensagem com mais facilidade. As pessoas precisam sair da reunião sabendo onde acertaram e onde erraram, o que podem repetir e o que devem evitar.

Portanto, os times devem ter ideia do caminho a ser seguido dali em diante. Uma reunião eficaz é transparente, conduzida por um apresentador seguro, honesto e que sabe sustentar as suas conclusões. 

Em resumo, seja um bom emissor, se organize e planeje bons roteiro. Dessa forma você garante que a mensagem será transmitida de maneira clara e objetiva nas suas apresentações de resultados. 

4. Aposte no design clean

Uma das palavras que definem uma apresentação de resultados é objetividade. Por isso, evite exagerar nas ilustrações ou fazer grandes metáforas e exemplos que mais levam a confundir do que explicar a mensagem.

O ideal é que a informação apresentada nos slides salte à vista e que as pessoas não precisem de esforços para interpretar ou deduzir o que você pretende dizer. Use, por exemplo, a técnica do contraste para destacar os dados, que funciona assim:

  • Crie tamanhos e fontes diferentes;
  • Trabalhe com informações dispostas na horizontal e na vertical;
  • Varie as cores e dimensões das imagens.

Essa técnica parece um truque simples, pois dispensa efeitos visuais avançados e exagerados. Porém, ela destaca as informações relevantes e facilita o entendimento dos dados por parte do público.

Lembre-se, o apresentador é o responsável por engajar e cativar a atenção da audiência. Em vez de lotar os slides de tabelas e só trazer números e informações técnicas, estruture uma boa narrativa que ajude na tomada de decisão!

5. Organize-se com antecedência

Organize os dados da sua apresentação de resultados com antecedência. Com isso, você terá tempo hábil para entender os assuntos que apresentará para os times da organização.

Em muitos casos, será necessário tirar dúvidas com outras pessoas da organização. Caso você deixe isso para a última hora, há o risco delas não estarem disponíveis para lhe atender. Portanto, ao se antecipar, você terá tempo para driblar os imprevistos.

6. Prenda a atenção do público

Para prender a atenção do público, utilize técnicas de apresentação de especialistas. Atualmente, uma das estratégias que têm feito sucesso nas apresentações é o storytelling.

Essa é uma técnica que usa a contação de histórias para envolver as pessoas. Além disso, fazer alguns momentos de silêncio e manter o contato visual com a plateia são técnicas para manter a atenção do público.

7. Siga uma ordem lógica

Para que uma apresentação de resultados tenha fluidez e caminhe de maneira contínua, o apresentador precisa seguir uma ordem lógica dos fatos e dados. Ou seja, a reunião precisa ter um começo, meio e fim pré-determinados.

Portanto, organize os slides para serem apresentados em uma sequência. Evite fazer um jogo de vai e volta com assuntos que já foram ditos. Isso causa confusão e mostra despreparo e desorganização do apresentador, podendo gerar até mesmo falta de credibilidade.

8. Conheça o seu público

Conhecer o público para o qual será feita a apresentação de resultados é de extrema importância para esse trabalho. Isso porque o apresentador precisa saber quais são os tipos de informações que podem ser repassadas.

Por mais transparente que seja uma empresa, alguns dados ainda podem ser considerados confidenciais, de modo que nem todos os times podem ter acesso a essas informações. Assim, tenha certeza de quem estará presente na audiência.

9. Esteja preparado

Uma boa preparação proporciona presença e carisma e mostra a convicção na fala do apresentador. Esses são ingredientes indispensáveis para uma apresentação de alto impacto.

Não hesite em buscar ajuda para a sua preparação. Ela pode ser feita, por exemplo, por meio da contratação de consultorias e treinamentos com profissionais da área de comunicação e apresentações.

Além disso, não esqueça de se hidratar, alimentar-se bem e usar roupas confortáveis. Também verifique se o ambiente e os equipamentos destinados para a apresentação encontram-se em condições para receber os convidados e se estão em pleno funcionamento.

Essas são as dicas que consideramos mais relevantes para você se não cometer falhas na sua apresentação de resultados! Listamos essas recomendações considerando as técnicas mais utilizadas por especialistas da comunicação empresarial.

Agora que conhece as melhores dicas para apresentação de resultados, aprofunde os seus conhecimentos e entenda o que é oratória e como melhorar.

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