Veja funções do PowerPoint para criar apresentações profissionais e descubra como elevá-las ao estado da arte
Fazer apresentações profissionais no PowerPoint não é um bicho de sete cabeças, mas é importante saber utilizar as ferramentas que o programa dispõe.
Mesmo quem já sabe o básico do software, muitas vezes desconhece funcionalidades importantes. Algumas delas podem trazer mais agilidade, profissionalismo e até recursos visuais diferenciados para seus slides.
Vale destacar que, em um mundo cada vez mais digital, as apresentações com slides se tornaram uma ferramenta indispensável para profissionais de todas as áreas. Portanto, todos precisam saber como fazê-los da melhor forma.
Além disso, o visual de uma apresentação pode contar muitos pontos (positivos ou negativos) para a pessoa que apresenta. Portanto, seja numa reunião, apresentação, treinamento ou qualquer outra situação, capriche.
O PowerPoint da Microsoft é o software mais popular e amplamente utilizado para criar apresentações profissionais. Por isso, ele é o foco deste artigo.
Vamos ensinar o passo a passo para criar uma apresentação no programa, com todas as funcionalidades e ferramentas básicas. Depois, exploraremos outros recursos menos óbvios e que muitas pessoas não conhecem, mas que tornarão seus slides ainda mais profissionais.
Criar apresentações profissionais no PowerPoint é fácil e intuitivo, especialmente para quem já conhece outros programas da Microsoft. Siga o passo a passo!
O layout do slide é a forma como os elementos principais que o compõem ficam dispostos: título, subtítulo, texto. É possível personalizar um slide do jeito que você quiser ou seguir os padrões que o próprio programa sugere.
Esses são os primeiros passos básicos, mas o que tornará sua apresentação mais profissional é a forma de organizar a disposição dos elementos. Além, é claro, do conteúdo dos slides, que precisam de tanto cuidado quanto a parte visual.
Fora essa parte prática, existem alguns cuidados que devem ser observados:
Um elemento gráfico SmartArt é uma maneira visualmente atraente de representar informações e ideias nas suas apresentações profissionais. Alguns layouts, como organogramas e diagramas de Venn, são especialmente projetados para retratar tipos específicos de informações.
Essa funcionalidade simplifica o processo de criação de slides visualmente atraentes, permitindo que você comunique suas ideias de forma mais impactante e profissional.
As SmartArts estão na guia “Inserir” do PowerPoint.
O Modo de Exibição do Apresentador do PowerPoint permite que, enquanto o público apenas visualiza os slides em uma tela maior, o orador tenha acesso a seus comentários e anotações em uma tela menor, no computador ou notebook.
Essa funcionalidade facilita o acompanhamento e a orientação do apresentador durante sua apresentação. Pode ser especialmente útil para quem não tem experiência com apresentações e precisa de suporte com o conteúdo.
Nas versões mais recentes do programa, para habilitar esse modo basta acessar a guia “Apresentação de Slides” e marcar a caixa de seleção “Usar Modo de Exibição do Apresentador”.
Depois basta conectar sua apresentação nos monitores desejados e escolher em qual deles deseja utilizar o Modo Apresentador.
A função de preenchimento é mais um recurso que pode ser usado para tornar suas apresentações mais profissionais. No PowerPoint é possível fazer isso tanto na caixa de texto quanto no próprio texto, preenchendo a tipografia com uma imagem, por exemplo.
Nas caixas de texto, é permitido adicionar diversos tipos de efeitos, como sombras, brilhos, reflexos, bordas suaves, chanfrados e rotações tridimensionais (3D).
Para adicionar um preenchimento, basta selecionar a caixa ou texto que deseja editar. Depois, clicar em “Formatar”, depois em “Shape” ou “Preencher” e escolher o efeito desejado: textura, cor, imagem etc.
Quando um slide tem mais de uma imagem, é importante que elas estejam padronizadas e alinhadas para que não se crie um visual poluído. Para isso, a função Layout da Imagem do PowerPoint pode ser muito útil.
Além de sugerir um layout para organizar as imagens em seu slide, a ferramenta as formata com as mesmas proporções entre largura e altura.
Para usar a função, selecione todas as imagens de uma vez – arrastando o cursor do mouse sobre elas ou segurando a tecla Ctrl e clicando em cada uma –, abra a seção “Formatar” no menu superior, vá em “Layout da Imagem” e escolha um dos arranjos sugeridos.
Uma caixa de texto pode ser criada automaticamente para cada imagem, mas é possível removê-las clicando sobre as caixas, desagrupando-as e, então, excluindo.
São as famosas molduras ou quadros. Dependendo do tipo de slide, vale a pena abrir mão das imagens quadradas de sempre e inseri-las em diferentes formatos: formas irregulares, formas geométricas, figuras como seta ou balões.
Selecione a imagem que deseja emoldurar, vá na opção “Formatar” e selecione a seta abaixo do botão “Cortar”. Então escolha a opção “Cortar para Demarcar Forma”.
A função de Camadas no PowerPoint é uma ferramenta útil para organizar informações e elementos visuais em seus slides.
Ao adicionar objetos, como caixas de texto, formas ou imagens, eles são automaticamente colocados em camadas invisíveis, empilhados. Desse modo, é possível fazer sobreposições e editar camadas separadamente.
Por exemplo, você pode sobrepor um retângulo com 50% de transparência sobre uma imagem de um martelo. Se a camada do retângulo estiver na frente, o martelo será parcialmente coberto pelo retângulo, come se houvesse um filtro sobre ele.
É possível criar efeitos e sobreposições criativas para tornar seus slides mais profissionais. Mas tome cuidado com excessos, para não tornar o visual muito poluído.
Na página inicial, clique em “Organizar” e depois em “Reordenar objetos” para reordenar camadas. Para isso, o documento precisa ter pelo menos dois objetos e não pode ser um Slide Mestre.
A função Slide Mestre do PowerPoint permite fazer alterações em fontes, imagens e outros elementos de design de forma centralizada. Ao editar o Slide Mestre, as modificações são aplicadas a todos os slides baseados nele.
Isso evita que outras pessoas trabalhando no modo de exibição Normal excluam ou editem acidentalmente essas alterações. A funcionalidade também é útil para inserir elementos que se repetem em todos os slides, sendo necessário editar apenas o primeiro.
O modo de exibição do Slide Mestre fica na guia “Exibir”.
No PowerPoint também é possível criar botões clicáveis para facilitar a navegação entre os slides. Esses botões podem avançar para um slide, por exemplo, ou retroceder na apresentação, bem como abrir um site ou acessar outro arquivo no computador.
Para inserir esses botões, basta usar a opção “Botões de Ação”, no menu “Inserir > Formas”. Essa categoria oferece diferentes opções de botões e ao passar o cursor sobre cada um, é possível ler a descrição da ação que ele realiza.
Após selecionar o botão desejado, você pode configurar sua ação de clique. Para isso, clique com o botão direito do mouse no ícone e selecione a opção “Hiperlink” para definir qual ação ele realizará ao ser clicado.
Durante uma apresentação de slides no PowerPoint, é possível utilizar a função de zoom para ampliar uma parte específica do slide, o que é perfeito para apresentações profissionais em que se deseja focar em um grupo de informações do slide.
Para ativar o zoom, basta mover o mouse e clicar no ícone de lupa localizado na parte inferior esquerda da tela no modo de apresentação. Em seguida, clique na área do slide que deseja ampliar.
Uma vez ativado o zoom, é possível navegar pela apresentação usando a ferramenta manual ou as teclas de seta. Para sair do modo de zoom, basta clicar novamente na lupa ou pressionar a tecla ESC.
Embora o PowerPoint não seja um software focado em edição de imagens, ele oferece recursos básicos para manipulá-las. Entre eles, está a funcionalidade para remover o fundo de uma imagem e destacar um objeto em primeiro plano.
Esse pode ser um recurso útil para criar visuais mais personalizados e apresentações mais profissionais. No entanto, é preciso ter em mente que a remoção do fundo não funciona perfeitamente em todas as imagens, especialmente aquelas com mais detalhes.
Primeiro, adicione a imagem desejada a um slide. É preferível escolher uma imagem em que o objeto principal esteja em destaque. Em seguida, acesse a guia “Formatar” e selecione a opção “Remover Plano de Fundo”. Se a remoção não ficar boa de primeira, também é possível fazer correções manuais, delimitando o que deve ser mantido ou removido.
Além de usar um bom software, como o PowerPoint, e conhecer suas principais funções, criar apresentações profissionais requer conhecimento. Tanto o visual quanto o conteúdo precisam ser trabalhados para resultar em uma boa apresentação.
Esse processo envolve uma série de cuidados, desde escolher um tamanho de fonte adequado para o público e ter uma boa paleta de cores, até verificar a ortografia e a gramática e praticar a apresentação.
Para ficar mais fácil, você pode estudar sobre apresentações no estado da arte. Aqui na SOAP temos duas soluções que podem ajudar. A primeira delas é a consultoria de apresentações profissionais, que usa a metodologia SOAP.
Também oferecemos o treinamento “SOAP Slides – Design que convence”, que ensina as habilidades e ferramentas para criar slides didáticos e impactantes. Ele pode ser realizado online ou presencialmente e é personalizado de acordo com a necessidade da sua empresa.
