Descubra como transformar planilhas em histórias envolventes e criar apresentações que informam
Planilhas são poderosas. Elas organizam dados, fazem cálculos complexos e revelam padrões. Mas, sozinhas, não são tão eficientes em comunicar essas informações.
Dados no Excel sem qualquer contexto ou explicação são apenas números. Para convencer uma audiência em uma reunião, apresentação de resultados ou proposta estratégica, por exemplo, é preciso dar vida a esses números.
É aí que entra o Data Storytelling: a habilidade de transformar dados brutos em narrativas que engajam, explicam e convencem.
Este artigo apresenta dicas práticas sobre como transformar dados de planilhas em histórias memoráveis e ainda mostra como fazer a integração entre Excel e PowerPoint (um recurso muito útil para quem faz apresentações!).
A maioria das pessoas, ao montar uma apresentação com dados, comete o erro de simplesmente colar gráficos prontos do Excel no PowerPoint. É um caminho tentador: rápido, automatizado, sem esforço visual. Mas não é eficaz.
Um gráfico sem contexto não comunica de forma eficiente, especialmente quando se está falando com um público que não domina a leitura de gráficos. Ele exige que a audiência faça o trabalho de interpretar e encontrar significado por conta própria.
Por outro lado, contar uma história com dados significa guiar a audiência por uma narrativa com começo, meio e fim. É selecionar os dados certos, dar-lhes significado e contexto e construir uma linha de raciocínio a partir deles.
Em resumo, mostrar dados é apresentar o quê. Já contar uma história com dados é explicar o porquê e o “e daí?”.
Por exemplo: mostrar um gráfico do faturamento da empresa no último ano é apenas apresentar um número. Já contar que esse faturamento cresceu 20% no último trimestre e que isso ocorreu após a adoção de um novo modelo de precificação, voltado para clientes de maior ticket médio, é dar contexto, explicar a causa e indicar o impacto, ou seja, transformar o dado em uma história que convence.
Por isso o Data Storytelling parte do princípio de que cada dado apresentado tem um papel dentro de uma narrativa maior, com intenção clara, contexto bem definido e uma mensagem principal que conecta os pontos.
Transformar dados e planilhas em histórias começa muito antes de abrir o PowerPoint. O primeiro passo não está no design do slide, mas na análise crítica do que os dados realmente dizem.
Gerar gráficos automaticamente no Excel é legal, mas a visualização por si só não comunica algo relevante.
Sem interpretação, o gráfico é apenas uma representação visual de números. Ele pode ser bonito, mas não necessariamente convincente.
Para que esses dados ganham valor narrativo, é preciso primeiro encontrar o insight. Isso significa olhar para as planilhas com uma mentalidade investigativa, buscando padrões, desvios, tendências ou contrastes que ajudem a construir um ponto de vista claro.
Faça perguntas como:
Essas perguntas ajudam a identificar o núcleo da mensagem, o insight. E esse núcleo é o que sustenta a narrativa, é ele que transforma números em argumentos.
Dica prática: crie uma aba no Excel chamada “Insights” e registre, em frases simples, os principais aprendizados extraídos dos dados. Esse exercício força o raciocínio analítico e ajuda a organizar o conteúdo que será levado para os slides.
Outro erro comum é querer mostrar todos os dados disponíveis. Isso cria confusão e dilui a mensagem. Seja estratégico. Em uma apresentação, menos é mais.
Use apenas os dados que atendem ao objetivo da sua apresentação.
Se sua história é sobre queda na taxa de churn, por exemplo, não insira dados de engajamento de produto apenas porque eles existem. A regra é clara: se não apoia o raciocínio principal, corte.
Faça um roteiro da apresentação antes de montar os slides. Assim, você define quais dados entram em qual parte da história de forma mais clara.
De modo geral, cada tipo de gráfico tende a responder melhor a um tipo de pergunta:
Evite usar gráficos complexos demais. Se você precisar explicar como um gráfico funciona antes de explicar o que ele mostra, escolha outro tipo de gráfico ou considere usar outros recursos visuais para expor o dado, como infográficos, por exemplo.
Dica prática: no Excel, selecione os dados que deseja usar e vá em Inserir > Gráfico Recomendado. O próprio Excel sugere boas opções com base no padrão dos dados, é um bom ponto de partida.
Há duas formas principais de inserir gráficos do Excel no PowerPoint: colando como imagem ou vinculando o gráfico ao Excel. A segunda é a mais inteligente se os dados ainda estão sujeitos a atualização.
Passo a passo para vincular:
Com esse tipo de vínculo, os dados se atualizam automaticamente no PowerPoint quando mudam no Excel. Além disso, há menos risco de inconsistência entre apresentações e planilhas.
Atenção: esse vínculo só funciona se o arquivo Excel não for movido ou renomeado. Por isso, mantenha os dois arquivos na mesma pasta, com nomes finais antes de apresentar.
Também é possível criar gráficos diretamente no PowerPoint. Para isso, use o caminho Inserir > Gráfico e, de acordo com o seu objetivo e com os dados disponíveis, escolha o tipo de gráfico.
O PowerPoint abre uma janela pop-up do Excel, com uma pré-formatação para o gráfico selecionado. Ao personalizar os dados, o gráfico é alterado de forma automática. Na opção “Design do Gráfico” é possível personalizar elementos como rótulo de dados, títulos e linhas, bem como o visual.
Mesmo depois de importar o gráfico, ainda é necessário “vesti-lo” para a apresentação. O objetivo é comunicar com clareza e rapidez. Faça as seguintes personalizações:
Agora que você tem os gráficos prontos, insira-os no PowerPoint com um propósito. Cada slide deve responder a uma pergunta ou dar um passo na jornada da narrativa. Uma boa estrutura de apresentação com dados pode seguir a lógica:
Essa estrutura ajuda a manter o foco e a tornar a apresentação persuasiva, mesmo quando ela é centrada em números.
No PowerPoint, você pode usar transições simples para ajudar a audiência a acompanhar sua lógica sem perder o foco. Evite animações exageradas.
Prefira usar recursos como:
Essas técnicas não são apenas estéticas. Elas ajudam a contar a história em etapas, criando ritmo e ênfase.
Um dos princípios centrais do Data Storytelling é a empatia com a audiência. Ajuste a profundidade da análise ao nível de conhecimento dos participantes.
Diretores e investidores não querem ver todas as variáveis do modelo estatístico. Eles querem entender o impacto disso na estratégia e nos resultados, por exemplo. Para um time operacional, por outro lado, o foco pode ser voltado para como isso muda a forma de trabalhar e os próximos passos.
Regra prática: se o público precisar pensar demais para entender o gráfico, você perdeu a atenção.
Humanize os dados. Quando possível, complemente os gráficos com exemplos reais, histórias de clientes, comentários de usuários ou experiências de equipes. Isso cria conexão emocional e torna a apresentação memorável.
Exemplo: após mostrar o gráfico de engajamento de um app da empresa subindo 60%, o apresentador poderia adicionar:
“Esse salto veio, em parte, da experiência do time de UX. Uma das descobertas foi que usuários abandonavam o app porque não entendiam como salvar o progresso. A mudança do botão de ‘Concluir’ para ‘Salvar e continuar’ fez toda a diferença.”
Uma apresentação com dados deve ser visualmente coesa. Utilize templates profissionais com identidade visual consistente: cores da empresa, fontes padronizadas, posição fixa de títulos e logos.
Evite copiar e colar gráficos que “quebram” o layout e a harmonia visual do slide. Mesmo gráficos vinculados ao Excel podem ser adaptados ao template com pequenas edições.
Leia mais aqui: Como criar uma identidade visual para slides de apresentação?
Transformar planilhas em histórias de impacto não é sobre enfeitar números, mas sobre criar uma narrativa clara, convincente e estratégica.
O Excel é uma excelente ferramenta para organizar dados, mas é no storytelling que os dados realmente ganham contexto e sentido.
Ao seguir as boas práticas que vimos ao longo deste artigo, você já estará um passo à frente da maioria das apresentações que apenas jogam números na tela.
Mas se o objetivo for levar esse nível de comunicação para toda a equipe e transformar a forma como sua empresa apresenta dados, o caminho é aprofundar o domínio dessa metodologia.
Mais do que ensinar tipos de gráficos, esse treinamento mostra como selecionar os dados certos, direcionar a audiência e criar vínculos emocionais usando recursos visuais e narrativos.
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