Do Excel ao PowerPoint: como transformar planilhas em histórias que convencem

Descubra como transformar planilhas em histórias envolventes e criar apresentações que informam

Treinamento SOAP
10/07/2025
7 min. de leitura
Reading Time: 7 minutes

Planilhas são poderosas. Elas organizam dados, fazem cálculos complexos e revelam padrões. Mas, sozinhas, não são tão eficientes em comunicar essas informações.  

Dados no Excel sem qualquer contexto ou explicação são apenas números. Para convencer uma audiência em uma reunião, apresentação de resultados ou proposta estratégica, por exemplo, é preciso dar vida a esses números.  

É aí que entra o Data Storytelling: a habilidade de transformar dados brutos em narrativas que engajam, explicam e convencem.  

Este artigo apresenta dicas práticas sobre como transformar dados de planilhas em histórias memoráveis e ainda mostra como fazer a integração entre Excel e PowerPoint (um recurso muito útil para quem faz apresentações!). 

A diferença entre mostrar dados e contar uma história com eles 

A maioria das pessoas, ao montar uma apresentação com dados, comete o erro de simplesmente colar gráficos prontos do Excel no PowerPoint. É um caminho tentador: rápido, automatizado, sem esforço visual. Mas não é eficaz.  

Um gráfico sem contexto não comunica de forma eficiente, especialmente quando se está falando com um público que não domina a leitura de gráficos. Ele exige que a audiência faça o trabalho de interpretar e encontrar significado por conta própria. 

Por outro lado, contar uma história com dados significa guiar a audiência por uma narrativa com começo, meio e fim. É selecionar os dados certos, dar-lhes significado e contexto e construir uma linha de raciocínio a partir deles.  

Em resumo, mostrar dados é apresentar o quê. Já contar uma história com dados é explicar o porquê e o “e daí?”.  

Por exemplo: mostrar um gráfico do faturamento da empresa no último ano é apenas apresentar um número. Já contar que esse faturamento cresceu 20% no último trimestre e que isso ocorreu após a adoção de um novo modelo de precificação, voltado para clientes de maior ticket médio, é dar contexto, explicar a causa e indicar o impacto, ou seja, transformar o dado em uma história que convence

Por isso o Data Storytelling parte do princípio de que cada dado apresentado tem um papel dentro de uma narrativa maior, com intenção clara, contexto bem definido e uma mensagem principal que conecta os pontos. 

1. Antes do gráfico: encontre o insight 

Transformar dados e planilhas em histórias começa muito antes de abrir o PowerPoint. O primeiro passo não está no design do slide, mas na análise crítica do que os dados realmente dizem.  

Gerar gráficos automaticamente no Excel é legal, mas a visualização por si só não comunica algo relevante. 

Sem interpretação, o gráfico é apenas uma representação visual de números. Ele pode ser bonito, mas não necessariamente convincente. 

Para que esses dados ganham valor narrativo, é preciso primeiro encontrar o insight. Isso significa olhar para as planilhas com uma mentalidade investigativa, buscando padrões, desvios, tendências ou contrastes que ajudem a construir um ponto de vista claro. 

Faça perguntas como: 

  • O que este dado revela que meu público ainda não sabe ou precisa entender melhor? 
  • Qual mudança, problema ou oportunidade ele sinaliza? 
  • O que essa informação pode justificar ou provocar como ação? 
  • Qual é o contraste, a surpresa ou o ponto fora da curva aqui? 

Essas perguntas ajudam a identificar o núcleo da mensagem, o insight. E esse núcleo é o que sustenta a narrativa, é ele que transforma números em argumentos

Dica prática: crie uma aba no Excel chamada “Insights” e registre, em frases simples, os principais aprendizados extraídos dos dados. Esse exercício força o raciocínio analítico e ajuda a organizar o conteúdo que será levado para os slides. 

2. Selecione os dados certos (e elimine o ruído) 

Outro erro comum é querer mostrar todos os dados disponíveis. Isso cria confusão e dilui a mensagem. Seja estratégico. Em uma apresentação, menos é mais. 

Use apenas os dados que atendem ao objetivo da sua apresentação. 

Se sua história é sobre queda na taxa de churn, por exemplo, não insira dados de engajamento de produto apenas porque eles existem. A regra é clara: se não apoia o raciocínio principal, corte. 

Faça um roteiro da apresentação antes de montar os slides. Assim, você define quais dados entram em qual parte da história de forma mais clara. 

3. Escolha o gráfico ideal para o que quer comunicar 

De modo geral, cada tipo de gráfico tende a responder melhor a um tipo de pergunta: 

  • Gráfico de linha: tendências ao longo do tempo; 
  • Gráfico de coluna ou barra: comparação entre categorias; 
  • Gráfico de pizza: proporções (use com moderação, pode dificultar comparações mais precisas); 
  • Gráfico de dispersão: correlações entre variáveis;
  • Mapa de calor ou tabelas com cores: padrões em grandes volumes de dados.

Evite usar gráficos complexos demais. Se você precisar explicar como um gráfico funciona antes de explicar o que ele mostra, escolha outro tipo de gráfico ou considere usar outros recursos visuais para expor o dado, como infográficos, por exemplo. 

Mulher pensativa em meio a gráficos e dados, sinalizando o Data Storytelling
Cada tipo de gráfico funciona melhor para o perfil dos dados e estatísticas

Dica prática: no Excel, selecione os dados que deseja usar e vá em Inserir > Gráfico Recomendado. O próprio Excel sugere boas opções com base no padrão dos dados, é um bom ponto de partida. 

Bônus: como inserir gráficos do Excel no PowerPoint? 

Há duas formas principais de inserir gráficos do Excel no PowerPoint: colando como imagem ou vinculando o gráfico ao Excel. A segunda é a mais inteligente se os dados ainda estão sujeitos a atualização. 

Passo a passo para vincular: 

  1. No Excel, selecione o gráfico pronto; 
  1. Copie (Ctrl+C); 
  1. No PowerPoint, vá até o slide desejado;
  1. Use o atalho Ctrl+Alt+V (Colar especial); 
  1. Escolha “Vincular dados do Excel” ou “Gráfico vinculado (manter formatação original)”. 

Com esse tipo de vínculo, os dados se atualizam automaticamente no PowerPoint quando mudam no Excel. Além disso, há menos risco de inconsistência entre apresentações e planilhas. 

Atenção: esse vínculo só funciona se o arquivo Excel não for movido ou renomeado. Por isso, mantenha os dois arquivos na mesma pasta, com nomes finais antes de apresentar. 

Também é possível criar gráficos diretamente no PowerPoint. Para isso, use o caminho Inserir > Gráfico e, de acordo com o seu objetivo e com os dados disponíveis, escolha o tipo de gráfico.  

O PowerPoint abre uma janela pop-up do Excel, com uma pré-formatação para o gráfico selecionado. Ao personalizar os dados, o gráfico é alterado de forma automática. Na opção “Design do Gráfico” é possível personalizar elementos como rótulo de dados, títulos e linhas, bem como o visual.  

4. Personalize o gráfico para comunicar melhor 

Mesmo depois de importar o gráfico, ainda é necessário “vesti-lo” para a apresentação. O objetivo é comunicar com clareza e rapidez. Faça as seguintes personalizações: 

  • Apague elementos desnecessários: linhas de grade, rótulos repetitivos, molduras; 
  • Destaque o dado principal: use cores diferentes ou negrito para o ponto-chave (pode usar a identidade visual da sua empresa como referência);
  • Evite exagero de cores: uma paleta limpa ajuda a audiência a focar e processar a mensagem; 
  • Inclua título com insight, não com descrição: 
    Exemplo ruim: “Gráfico de vendas por trimestre” 
    Exemplo bom: “Vendas cresceram 40% após nova campanha” 
  • Use fontes legíveis e de bom contraste com o fundo;
  • Evite “efeitos” 3D e sombreamentos que poluem ou inviabilizem a leitura.

5. Construa uma linha narrativa com os dados 

Agora que você tem os gráficos prontos, insira-os no PowerPoint com um propósito. Cada slide deve responder a uma pergunta ou dar um passo na jornada da narrativa. Uma boa estrutura de apresentação com dados pode seguir a lógica: 

  1. Contexto: qual o problema ou cenário? 
  1. Diagnóstico: o que os dados revelam? 
  1. Insight: qual a descoberta-chave? 
  1. Implicações: o que isso significa para o negócio? 
  1. Ação: o que propomos fazer com essa informação? 

Essa estrutura ajuda a manter o foco e a tornar a apresentação persuasiva, mesmo quando ela é centrada em números. 

6. Use transições para guiar a atenção 

No PowerPoint, você pode usar transições simples para ajudar a audiência a acompanhar sua lógica sem perder o foco. Evite animações exageradas.

Prefira usar recursos como: 

  • Zoom progressivo em gráficos complexos
  • Aparecimento por partes (fade ou wipe) para explicar gráficos passo a passo; 
  • Destaque gradual de colunas ou linhas em gráficos comparativos.

Essas técnicas não são apenas estéticas. Elas ajudam a contar a história em etapas, criando ritmo e ênfase. 

7. Adapte a complexidade ao seu público 

Um dos princípios centrais do Data Storytelling é a empatia com a audiência. Ajuste a profundidade da análise ao nível de conhecimento dos participantes.  

Diretores e investidores não querem ver todas as variáveis do modelo estatístico. Eles querem entender o impacto disso na estratégia e nos resultados, por exemplo. Para um time operacional, por outro lado, o foco pode ser voltado para como isso muda a forma de trabalhar e os próximos passos. 

Regra prática: se o público precisar pensar demais para entender o gráfico, você perdeu a atenção. 

8. Vá além dos dados: inclua contextos e histórias reais 

Humanize os dados. Quando possível, complemente os gráficos com exemplos reais, histórias de clientes, comentários de usuários ou experiências de equipes. Isso cria conexão emocional e torna a apresentação memorável. 

Exemplo: após mostrar o gráfico de engajamento de um app da empresa subindo 60%, o apresentador poderia adicionar: 

“Esse salto veio, em parte, da experiência do time de UX. Uma das descobertas foi que usuários abandonavam o app porque não entendiam como salvar o progresso. A mudança do botão de ‘Concluir’ para ‘Salvar e continuar’ fez toda a diferença.” 

9. Templates, identidade visual e consistência 

Uma apresentação com dados deve ser visualmente coesa. Utilize templates profissionais com identidade visual consistente: cores da empresa, fontes padronizadas, posição fixa de títulos e logos. 

Evite copiar e colar gráficos que “quebram” o layout e a harmonia visual do slide. Mesmo gráficos vinculados ao Excel podem ser adaptados ao template com pequenas edições. 

Leia mais aqui: Como criar uma identidade visual para slides de apresentação? 

Transforme planilhas em histórias com a SOAP 

Transformar planilhas em histórias de impacto não é sobre enfeitar números, mas sobre criar uma narrativa clara, convincente e estratégica.  

O Excel é uma excelente ferramenta para organizar dados, mas é no storytelling que os dados realmente ganham contexto e sentido.  

Ao seguir as boas práticas que vimos ao longo deste artigo, você já estará um passo à frente da maioria das apresentações que apenas jogam números na tela. 

Mas se o objetivo for levar esse nível de comunicação para toda a equipe e transformar a forma como sua empresa apresenta dados, o caminho é aprofundar o domínio dessa metodologia. 

Mais do que ensinar tipos de gráficos, esse treinamento mostra como selecionar os dados certos, direcionar a audiência e criar vínculos emocionais usando recursos visuais e narrativos.  

Clique aqui e fale com um especialista para levar o treinamento SOAP Data Storytelling para sua organização. 



Posts Relacionados

Como fazer uma apresentação de dados? Veja exemplos práticos 

Storytelling
30/04/2025
leia agora

Conheça os 6 elementos da narrativa e como utilizá-los

Storytelling
17/04/2025
leia agora

Endereço

Rua Gomes de Carvalho, 1266 - sala 72
Vila Olímpia - São Paulo | Brasil
(55.11) 4084.4085 [email protected]

No mundo

Portugal
USA
França