Reading Time: 5 minutes

Um plano de comunicação é um documento estratégico que define como as informações serão transmitidas entre diferentes partes interessadas em um projeto ou organização. Ele estabelece, por exemplo, diretrizes sobre o que será comunicado, com que frequência, por quais canais e para qual público. 

O objetivo principal é garantir que todos os envolvidos estejam alinhados e informados de maneira clara e consistente, facilitando a colaboração e o alcance das metas do projeto. Um plano de comunicação eficaz ajuda a evitar mal-entendidos, melhora a eficiência e aumenta as chances de sucesso do projeto.

Como montar um plano de comunicação eficaz?

Elaborar um plano de comunicação eficaz é fundamental para o sucesso de qualquer projeto ou iniciativa. Se bem estruturado, ele garante que todas as partes interessadas estejam alinhadas e informadas, além de proporcionar um melhor posicionamento de marca.

Confira um passo a passo para montar um plano de comunicação que atenda às necessidades do seu projeto e assegure a clareza na troca de informações:

1. Defina os objetivos do plano de comunicação

O primeiro passo para montar um plano de comunicação é definir claramente os objetivos que se deseja alcançar. Pergunte-se: o que você pretende alcançar? 

Garanta que as informações sejam transmitidas de maneira clara, consistente e eficiente, não somente no momento de elaborar o plano, mas ao longo da sua execução. Isso inclui informar sobre o progresso do projeto, compartilhar atualizações importantes e assegurar que todos estejam na mesma página.

2. Identifique o público-alvo

Após definir os objetivos, saiba quem será o público-alvo do seu plano de comunicação. Pode ser a equipe interna, gerentes, patrocinadores, clientes e até mesmo fornecedores. 

Cada grupo pode ter diferentes necessidades de informação, e é importante reconhecer essas diferenças ao desenvolver o plano. 

Por exemplo, os membros da equipe de projeto podem precisar de atualizações diárias, enquanto os patrocinadores podem demandar relatórios mensais.

3. Determine as informações a serem comunicadas

O próximo passo é identificar quais informações precisam ser comunicadas e com que frequência. Nem todas as pessoas envolvidas precisam saber de todos os detalhes do projeto. 

Por isso, categorize as informações de acordo com a relevância para cada público-alvo. Pergunte-se: Quais são as atualizações críticas que devem ser comunicadas imediatamente? Quais podem esperar por um relatório semanal ou mensal? 

Organizar as informações dessa maneira ajudará a manter a comunicação focada e eficiente.

4. Escolha os canais de comunicação

A seleção dos canais de comunicação é uma etapa crucial. Os canais podem variar de e-mails, reuniões presenciais e videoconferências, até plataformas de gerenciamento de projetos, como Asana ou Slack.

A escolha dos canais deve levar em consideração as preferências do público-alvo e a natureza da informação que será transmitida. 

Por exemplo, atualizações rápidas e frequentes podem ser melhor comunicadas via Slack, enquanto relatórios detalhados podem ser enviados por e-mail ou apresentados em reuniões mensais.

5. Defina a frequência das comunicações

A frequência com que as informações serão comunicadas é outro elemento importante. Ela pode variar de acordo com o tipo de informação e a necessidade das partes interessadas. 

No caso de atualizações de status do projeto, por exemplo, pode ser adequado enviar relatórios semanais para a equipe interna, enquanto uma reunião mensal pode ser suficiente para stakeholders externos. 

Determinar a frequência apropriada ajuda a evitar sobrecarga de informações e garante que as partes interessadas recebam atualizações no momento certo.

6. Estabeleça os responsáveis pela comunicação

Um plano de comunicação eficaz deve indicar quem será o responsável por cada etapa da comunicação. Isso ajuda a garantir que as informações sejam disseminadas de forma consistente e no prazo correto. 

O gerente de projeto, por exemplo é o responsável por enviar atualizações semanais de status.

Ter responsáveis designados ajuda a evitar falhas na comunicação e mantém todos os envolvidos cientes de suas tarefas.

7. Crie um calendário

Com os objetivos, públicos-alvo, informações, canais e responsáveis definidos, é hora de consolidar tudo isso em um calendário de comunicação. Esse calendário deve detalhar quando e como cada comunicação será realizada ao longo do projeto. 

Um calendário bem organizado facilita o acompanhamento e assegura que nenhuma comunicação importante seja negligenciada. Ele também permite que todos os envolvidos saibam o que esperar e quando, promovendo maior transparência e confiança.

8. Monitore e ajuste o plano de comunicação

Um plano de comunicação não é algo estático; ele deve ser revisado e ajustado conforme o projeto avança e as necessidades das partes interessadas mudam. Monitorar a eficácia do plano é crucial para identificar áreas que precisam de melhorias.

Por exemplo, se uma das comunicações não tiver bons indicadores, é importante revisar o planejamento para adaptar entregas futuras, pensando em obter melhores resultados. Estar aberto a ajustes garante que o plano de comunicação continue relevante e eficaz ao longo do tempo.

Exemplos de planos de comunicação

Exemplo 1: lançamento de um novo produto

Objetivo: Informar todas as partes interessadas sobre o progresso e as etapas-chave do lançamento de um novo produto no mercado.

Público-alvo:

• Equipe interna de desenvolvimento
• Departamento de marketing
• Equipe de vendas
• Diretores executivos
• Clientes e parceiros

Canais de comunicação:

• Reuniões semanais via Zoom com a equipe interna para discutir o progresso e os desafios;
• Atualizações quinzenais por e-mail para os diretores executivos sobre o status geral do projeto;
• Relatórios mensais detalhados no Asana para documentar marcos e entregas;
• Campanha de e-mail marketing para clientes e parceiros no pré-lançamento.

Responsáveis:

• Gerente de produto: responsável por liderar as reuniões semanais e compilar os relatórios mensais;
• Diretor de Marketing: responsável pela comunicação com clientes e parceiros externos;
• Gerente de projeto: responsável pela coordenação geral e pela comunicação com os diretores executivos.

Calendário de comunicação:

• Reuniões semanais: toda segunda-feira às 10h;
• E-mails quinzenais: na primeira e terceira semana de cada mês;
• Relatórios mensais: último dia útil de cada mês;
• E-mail marketing: enviar 30 dias antes do lançamento, com lembrete 7 dias antes do lançamento.

Exemplo 2: evento corporativo

Objetivo: garantir a coordenação e o sucesso de um evento corporativo (por exemplo uma conferência anual ou um lançamento de produto).

Público-alvo:

• Equipe de organização do evento;
• Palestrantes e participantes;
• Fornecedores.

Canais:

• Reuniões semanais via Zoom com a equipe organizadora;
• E-mails e newsletters para convidados e participantes;
• E-mails e videoconferências com palestrantes;
• E-mails para fornecedores. 

Responsáveis:

• Gerente de eventos: responsável pela coordenação geral e pela comunicação com os palestrantes e fornecedores;
• Equipe de Marketing: responsável pela divulgação do evento;
• Equipe de comunicação interna: responsável por manter colaboradores informados sobre o evento.

Calendário:

• Reuniões semanais: toda terça-feira às 10h;
• E-mails e newsletters: quinzenais a partir de três meses antes do evento, frequência maior conforme proximidade do evento;
• Alinhamento com fornecedores: conforme demanda;
• Alinhamento com palestrantes: semanal no último mês antes do evento.

Modelo de plano de comunicação

Um plano de comunicação pode assumir diferentes formatos, mas pode ser representado por uma tabela. O que realmente importa, no entanto, é que ele seja claro em relação ao que precisa ser entregue, quando, como, para quem e por meio de qual canal. A seguir, confira um modelo padrão:

Entregável	Descrição	Canal	Frequência	Responsável	Público-alvo
Relatório de status do projeto	Atualização regular sobre questões críticas do projeto	E-mail	Semanal	Gerente do projeto	Equipe do projeto
<Entregável>	<Descrição>	<Meio de entrega>	<Frequência>	<Responsável>	<Público>

Só começa bem, se começar com planejamento

Quer saber mais sobre como realizar um planejamento de comunicação? Então conheça o treinamento SOAP Story Planning, que ensinará seu time a:

• Compreender a importância de um planejamento de comunicação eficaz;
• Esquematizar as 7 etapas da estratégia da comunicação;
• Definir objetivo, público-alvo e a mensagem central da comunicação;
• Explorar os canais de comunicação mais adequados;
• Elaborar cronograma, com responsáveis e investimento necessário;
• Avaliar e medir resultados para garantir a melhoria contínua.

Ficou interessado? Saiba mais aqui!