O cenário de pandemia acelerou muitas inovações e mudanças no mundo do trabalho.
O cenário de pandemia acelerou muitas inovações e mudanças no mundo do trabalho. De repente, empresas precisaram se adaptar para não fechar as portas e manter o bom funcionamento para seu cliente. Com isso, os profissionais também se viram diante da necessidade de transformação, sobretudo no que se refere à comunicação nas organizações.
Um simples diálogo que, antes, poderia ser feito olho no olho, agora, tem uma tela que separa os interlocutores. Com o fim das medidas de distanciamento social, essa situação não tende a mudar muito. Afinal, a tendência é que as empresas continuem com modelos de home office e teletrabalho por algum tempo.
É o que nos mostra a Pesquisa Gestão de Pessoas na Crise covid-19. Temos dados de que 34% das organizações pretendem funcionar nesse modelo com até 25% de seu quadro de funcionários, enquanto 29% pretendem adotá-lo para 50% dos colaboradores. Para a comunicação síncrona na empresa, esse será um dos grandes desafios de times de RH e gestão.
Entender esse conceito contribui para uma atuação estratégica das equipes de desenvolvimento de pessoas. Assim, podem orientar as práticas e, em retorno, conseguir bons resultados de cada segmento da organização. A seguir, veja alguns insights sobre a comunicação síncrona e suas melhores aplicações no ambiente corporativo.
A comunicação síncrona ocorre em tempo real, cenário em que duas ou mais pessoas compartilham ideias e informações. Então, pode-se dizer que a comunicação síncrona é aquela que acontece em uma reunião de resultados, na apresentação profissional, em um treinamento online ou mesmo no diálogo entre o superior e seu liderado.
Contudo, há que se considerar outro fator: a interação a partir de meios digitais, em que a conversa ao vivo não tem os colaboradores em um mesmo espaço, como acontece no trabalho remoto ou home office.
Nesses casos, são as conversas telefônicas, um modelo de bate-papo em que os colaboradores estão online ao mesmo tempo, uma webconferência, entre outros. Como se pode ver, são situações do novo normal, que exige a comunicação a distância, mas sem perder a eficiência.
Há também o oposto disso que é a comunicação assíncrona. Nele, há a transmissão de ideias e informações, porém, sem que as partes envolvidas as recebam simultaneamente. No momento certo, que depende de fatores pessoais da vida dessa pessoa, ela vai tomar contato com a mensagem.
Aqui, os exemplos são os treinamentos gravados em formatos de aulas EAD, um e-mail ou carta enviados ao destinatário, retomada de webinários realizados em anos anteriores, entre outros.
É certo que a comunicação síncrona tem seus benefícios. Os principais são expressos pela flexibilidade para realizar diálogos, reuniões, trabalhos em equipe, feedbacks e assim por diante. Contudo, também são acompanhados por desafios de performance, principalmente para colaboradores que não tiveram contato prévio com essas novas formas de trabalho e ferramentas de comunicação.
Veja alguns desses desafios nos quais a gestão de pessoas pode atuar.
Mesmo antes das medidas de distanciamento e da adoção do teletrabalho, era possível notar a falta de priorização nos eventos internos da empresa. Muitas reuniões poderiam ser substituídas por um e-mail, enquanto comunicados escritos eram mal interpretados devido à necessidade de explicações mais próximas.
Esse é um desafio também com a comunicação a distância. Para não prejudicar a produtividade dos colaboradores, é necessário considerar a real necessidade de um diálogo ao vivo. Pode ser oportuno trocar apenas mensagens e, em casos de dúvidas, agendar o diálogo síncrono.
Para acontecer de maneira remota, o diálogo deve contar com alguma ferramenta. Em cada caso, exige-se uma preocupação para que a mensagem seja bem compreendida. Um bom exemplo disso é nos aplicativos de comunicação instantânea por meio da linguagem escrita. Como se sabe, há riscos de má interpretação por diferentes motivos.
A escrita cumpre seu papel na maioria dos casos, porém, em outros, perde pela falta de contexto e por não demonstrar, de fato, o tom de voz da pessoa — fatores essenciais em uma conversa ao vivo, falada. Se determinada frase soa rude ou irônica, por exemplo, podem acontecer desentendimentos.
Os gestores nem sempre pensam nesses cenários. Por isso, o RH pode se antecipar e passar treinamentos de comunicação escrita, por exemplo, aos colaboradores e de gestão de conflitos nessas ocasiões para a liderança.
Nas ferramentas à base de áudio e vídeo, apoiam os princípios de respeito e boa convivência já conhecidos. Porém, há que se reforçar a importância de esperar o outro terminar sua fala para apresentar seu posicionamento, o que também se aplica ao treinamento de comunicação.
Na comunicação síncrona realizada a partir de telas, vale incentivar ainda mais a comunicação assertiva para a melhor compreensão da mensagem. Os profissionais devem entender que, quanto mais sucintos e diretos forem, mais se aproximarão de seu objetivo com o diálogo. Em consequência, o engajamento de sua audiência aumenta.
A questão de priorizar assuntos importantes também contribui para o engajamento dos participantes. Quando há genuíno interesse na conversa ou evento, os resultados são positivos. É possível implementar regras de convivência nas comunicações remotas, para que problemas sejam resolvidos mais rapidamente.
Por fim, há que se considerar um importante fator de ampliação de resultados: o cuidado com a educação corporativa e o desenvolvimento dos colaboradores. As dinâmicas que aconteciam com toda a equipe reunida em um mesmo ambiente podem abrir espaço a um treinamento online.
Ao passo que ganham autonomia e flexibilidade para o aprendizado, os colaboradores precisam compreender o valor agregado dos treinamentos. Dessa forma, a equipe de RH deve vender a ideia com base nos principais objetivos dos profissionais — a exemplo de progressão na carreira, promoções, aumento salarial etc.
Há também o desafio de conciliação de agendas. Nesse caso, vale o princípio da comunicação prévia, com certa antecedência, para não prejudicar a produtividade dos colaboradores. Já em casos de absenteísmo, há recursos de gravação do treinamento para acompanhamento posterior. É importante considerar essa prática também para a retomada do aprendizado.
A comunicação síncrona, de fato tem seus desafios. Porém, pelo seu imediatismo e senso de urgência, ela pode ser aproveitada de maneira estratégica no engajamento de equipes e na transmissão de mensagens. De uma forma ou de outra, é importante ter os fatores mencionados em mente para garantir o cumprimento do objetivo.
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