Apresentações

Apresentação para diretoria: 7 dicas para mandar bem no discurso

Muitas vezes, o crescimento profissional nos leva a situações verdadeiramente intimidadoras, como a apresentação para diretoria.

Treinamento SOAP
21/07/2021

Muitas vezes, o crescimento profissional nos leva a situações verdadeiramente intimidadoras, como a apresentação para diretoria. Afinal, o que podemos fazer para atender às expectativas da liderança em reuniões-chave? O contexto em que esse desafio se aplica são variados.

Buscar patrocínio para um projeto, vender um produto ou serviço e atualizar os presentes sobre os resultados de um departamento são alguns exemplos.

Neste conteúdo, reunimos 7 dicas para fazer uma excelente apresentação para liderança da sua empresa. Continue a leitura e comunique-se com eficiência!

1. Entenda o perfil da sua audiência

A liderança se distribui na empresa como uma pirâmide. Isto é, cada líder conta com várias pessoas abaixo na hierarquia, que são os comandantes de departamentos e divisões internas. Além disso, diversas partes interessadas podem demandar a atenção do gestor, exigindo a tomada de decisões.

Por isso, você não será a única pessoa a demandar o tempo da liderança para projetos, produtos, serviços, atualizações, etc.

Consequentemente, o conteúdo da apresentação deve conter aquilo que a liderança necessita para tomar uma decisão rápida e adequada para solução do problema.

Não se sinta frustrado com esse foco das reuniões. Após uma atuação positiva num projeto, é natural sentir a necessidade de reconhecimento pelo trabalho realizado e querer detalhar as suas atividades. Porém, priorizar os interesses dos presentes é essencial para demonstrar a imagem e postura profissional.

2. Conheça as regras do jogo

Um cuidado importante é conhecer as regras escritas e não escritas do jogo. Seguir os padrões de formatação de relatórios e slides, obedecer ao tempo disponível, entender o canal de comunicação (presencial ou online) e demais características do ambiente em que você estará inserido elimina obstáculos ao sucesso da sua apresentação.

Nesse sentido, as regras podem ser expressas em documentos, como guias de formatação e modelos de slides compartilhados.

No entanto, elas também podem ser estabelecidas pelo hábito, como a prática de reservar um tempo para perguntas dos presentes e as informações solicitadas recorrentemente.

3. Valorize o tempo dos líderes

A gestão de tempo durante a apresentação é outro cuidado relevante. Além de respeitar o espaço na agenda do gestor e chegar com antecedência, precisamos considerar os imprevistos que podem surgir. Imagine que um número é questionado durante a fala, e o tempo gasto no detalhamento do resultado não será reposto.

Além disso, outros participantes podem estar interessados em fazer perguntas, e se você consumir esse espaço, ao final da apresentação, parte da audiência ficará frustrada.

Nesse cenário, precisamos entender a importância de planejar o conteúdo. Tenha em mente quais informações são indispensáveis e quais serão levadas apenas se houver tempo disponível.

Quanto mais intervenções, maior será o seu foco no primeiro grupo durante a apresentação para diretoria. Ter um material visual claro e antecipar-se às perguntas, ajuda a minimizar os questionamentos.

Dificuldades de compreender um gráfico, tamanhos de fonte, organização das informações e demais problemas no material podem gerar interrupções.

No entanto, mesmo com o material adequado, não há como se prevenir completamente. Lembre-se também de desenvolver o controle sob o ritmo de fala, adaptando o discurso para diferentes cenários. Você pode, por exemplo, gravar a sua fala para avaliar o tempo utilizado e testar diferentes formas de apresentar o conteúdo.

4. Seja objetivo na sua apresentação

O conteúdo da apresentação para diretoria deve ir direto ao ponto. Normalmente, o núcleo é a relação problema-solução, que pode ter diferentes versões, de acordo com a motivação do encontro:

  • dor de um grupo de pessoas e a entrega de valor que será realizada;
  • oportunidade de mercado e como a empresa pode aproveitá-la;
  • erro identificado e as possíveis correções;
  • os riscos levantados e as medidas preventivas;
  • lacuna da qualidade e as medidas corretivas;
  • dano causado e as possíveis reparações.

Na apresentação para diretoria, podemos contextualizar o problema sempre que for necessário, para melhor compreensão. Uma forma objetiva de fazer isso é o modelo SCQA: situation, complication, question e answer (situação, complicação, pergunta, resposta). Nele, você descobrirá a resposta para as seguintes perguntas:

  • qual é a situação?
  • quais são as complicações?
  • qual é a questão-chave diante da situação?
  • qual é a resposta para o problema?

A proposta é usar um único parágrafo para cada questão, a fim de incentivar a capacidade de resumir as informações.

Com isso, você terá uma resposta imediata para cada um dos pontos decisivos e usá-los para preparar o material de apoio.

5. Faça a conexão com os resultados da empresa

As apresentações para liderança devem estar conectadas aos objetivos da audiência. Por isso, quando abordamos a diretoria, devemos estar atentos aos resultados financeiros, embasando a apresentação em dados consolidados e projeções realistas.

Em diversas situações, o resultado financeiro terá como causa as atividades desenvolvidas em um projeto ou departamento. Por exemplo, o profissional de RH não só vai demonstrar a economia gerada pelo departamento, como a relação com mudanças no recrutamento, redução da rotatividade e demais indicadores do setor.

Vale ressaltar que os indicadores-chave de desempenho costumam ser as principais informações presentes nos slides, sendo expostos com recursos para facilitar a visualização. Nesse sentido, gráficos, quadros, tabelas são bem-vindos, sempre respeitando a formatação definida pela empresa.

6. Prepare o material de apoio

Durante a apresentação, devemos estar preparados para aprofundar as informações fornecidas. Por isso, lembre-se de preparar um material de apoio com a mentalidade de que ele será utilizado, ainda que as chances sejam pequenas.

Uma métrica interessante para avaliar o nível de preparo sobre um assunto é a metodologia dos 5 porquês. Isto é, você deve estar preparado para responder 5 vezes a pergunta sobre os motivos que justificam as informações apresentadas. No exemplo anterior, poderíamos justificar o resultado financeiro do RH assim:

  1. Por que o RH reduziu as despesas?
  • redução na rotatividade de x%;
  1. Por que houve a redução na rotatividade?
  • aumento do indicador de acerto nos recrutamentos.
  1. Por que os acertos aumentaram?
  • os recrutadores têm mais tempo para avaliar currículos e candidatos;
  1. Por que os recrutadores têm mais tempo livre?
  • novo software de gestão dos recrutamentos;
  1. Por que o software melhorou o desempenho?
  • triagem automática de currículos.

O nível de detalhamento dependerá do contexto, tempo disponível e interesse da audiência. Contudo, o ponto central é ter uma quantidade de informações que traga consigo autoconfiança para realizar uma boa apresentação.

7. Conte com profissionais qualificados

Um último ponto é lembrar que uma boa apresentação não é feita apenas de conhecimento. O desenvolvimento da apresentação para diretoria depende igualmente de mudanças afetivas e psicomotoras, e não apenas do domínio intelectual.

As mudanças afetivas dizem respeito aos valores e sentimentos relacionados ao processo, como desenvolver a inteligência emocional, controlar o nervosismo, saber reagir a questionamentos e ter empatia para entender as demandas dos presentes.

Já as transformações psicomotoras abrangem o aparato muscular associado às habilidades de comunicação, como controlar o tom e ritmo de voz, demonstrar assertividade na comunicação, usar os gestos de modo adequado e manter uma postura que transmita confiança.

Por isso, as orientações de profissionais qualificados para apoiar a elaboração e execução das apresentações é fundamental. As habilidades de comunicação podem ser adquiridas, mas exigem mudanças cognitivas, afetivas e psicomotoras por estudo, exercícios, feedback e outros facilitadores.

Aqui na SOAP, contribuímos com suporte para realizar apresentações empresariais e oferecemos treinamentos especializados em competências de comunicação.

Atualmente, já treinamos mais de 70 mil pessoas e elaboramos mais de 18 mil apresentações empresariais, transmitindo as melhores práticas.

Sendo assim, nossas soluções serão importantes para melhorar os seus resultados e fazer com que você tenha segurança ao realizar uma apresentação para diretoria.

Logo, você pode acelerar o seu desenvolvimento individual, adquirindo os conhecimentos, habilidades e atitudes para ter uma boa comunicação. Conheça agora mesmo as soluções da SOAP e entenda como podemos ajudar o seu desenvolvimento de competências!

Posts Relacionados

Tipos de pitch: descubra qual o ideal para seu discurso

Apresentações
11/08/2021
leia agora

Quer criar apresentações profissionais de alto impacto? Conte com a SOAP!

Apresentações profissionais
04/08/2021
leia agora

Endereço

Rua Gomes de Carvalho, 1266 - sala 72
Vila Olímpia - São Paulo | Brasil
(55.11) 4084.4085 [email protected]

No mundo

Portugal
USA
França