Como fazer um roteiro de apresentação para convenção de vendas?

Gustavo Penna, roteirista da SOAP, elenca cinco passos para ter uma apresentação de sucesso em uma convenção de vendas

Treinamento SOAP
08/08/2023
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As convenções de vendas são eventos fundamentais para o fortalecimento e o sucesso das equipes comerciais em qualquer organização. Esses encontros proporcionam uma oportunidade única de capacitar os colaboradores, alinhar estratégias, compartilhar conhecimentos e motivar a equipe para enfrentar os desafios do mercado.  

No entanto, para que uma apresentação em convenção de vendas alcance resultados significativos, é essencial contar com um roteiro bem estruturado, capaz de guiar os participantes por uma jornada de aprendizado enriquecedora e impactante. 

Especialmente times comerciais podem carregar a fama de serem exigentes em relação às convenções. Afinal, esses profissionais são experts do discurso e convencimento, portanto não será qualquer narrativa que os convencerá. Precisa ser bom de verdade. 

Como enfatiza Gustavo Penna, roteirista da SOAP e especialista em produção de roteiros para apresentações estratégicas de grandes empresas, “você não deve tentar enrolar um vendedor, porque ele é o cara mais difícil de enrolar do mundo.” 

Elaborar um roteiro eficiente para uma convenção de vendas de sucesso requer etapas estratégicas. Neste guia, abordaremos essas etapas, da definição dos conteúdos até a avaliação dos resultados e o feedback pós-evento. 

Por onde começar? 

Uma convenção de vendas eficiente começa com uma clara definição dos seus objetivos. Essa etapa é fundamental, pois é a partir dos objetivos que todo o planejamento e estruturação do evento serão desenvolvidos, incluindo o roteiro.  

Sem metas bem definidas, a apresentação pode perder o foco e não atingir os resultados esperados. 

Os objetivos podem variar de acordo com as necessidades e desafios específicos da empresa. Mas geralmente incluem aspectos como o aprimoramento das habilidades de vendas da equipe, o alinhamento com a estratégia da empresa, o lançamento de novos produtos ou serviços, o incentivo à superação de metas, entre outros. 

É importante que os objetivos sejam claros, específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo bem definido. Isso permite que a equipe saiba exatamente o que se espera dela durante a convenção, facilitando a mensuração dos resultados obtidos. 

Com os objetivos definidos, é hora de estabelecer metas mensuráveis para a equipe de vendas. Elas podem ser desafiadoras, mas realistas, de forma a motivar os colaboradores a se empenharem para alcançá-las.  

A definição de metas tangíveis também facilita o acompanhamento do progresso durante a convenção e permite identificar quais áreas precisam de mais atenção e direcionamento. 

Vale destacar que uma convenção de vendas bem-sucedida deve estar alinhada aos objetivos estratégicos da empresa como um todo. Assim, é possível garantir que os esforços da equipe comercial estejam direcionados para aquilo que é realmente relevante para a organização, potencializando os resultados alcançados.  

5 passos para construir um roteiro para convenção de vendas 

1. Análise do público-alvo 

Uma das chaves para o sucesso de uma apresentação em convenção de vendas é compreender o público que estará presente no evento. Ele pode ser composto por diferentes perfis de colaboradores, gestores, etc.  

Cada um deles possui experiências, conhecimentos prévios e expectativas distintas em relação à convenção. Portanto, é essencial realizar uma análise criteriosa para personalizar a abordagem e garantir que a experiência seja significativa para todos os participantes. 

2. Estruturação do roteiro 

A estruturação do roteiro propriamente pode começar pela divisão do conteúdo em blocos temáticos. Essa divisão deve ser baseada nos objetivos principais da convenção, permitindo agrupar conteúdos e atividades relacionadas.  

Por exemplo, pode-se ter um bloco dedicado a técnicas de vendas, outro a estratégias de abordagem ao cliente, um terceiro bloco para apresentação de produtos, e assim por diante. 

Um roteiro bem planejado proporciona uma sequência lógica e coerente de atividades, palestras e dinâmicas, criando uma jornada de aprendizado enriquecedora para os participantes.  

Aqui, uma ferramenta essencial é o storytelling: construir uma narrativa atraente para atrair e reter a atenção da audiência

Com os blocos temáticos definidos, é hora de detalhar as atividades que serão realizadas em cada um deles. Nesse ponto, é válido considerar a inclusão de palestrantes internos ou externos, especialistas em determinados temas relevantes para a equipe de vendas, por exemplo.  

Também é recomendado incluir momentos de interação, como sessões de perguntas e respostas, debates ou painéis de discussão, para enriquecer a experiência dos participantes. 

3. Definição dos tópicos e conteúdos 

A definição dos tópicos e conteúdos a serem abordados durante a convenção de vendas é um dos pilares para a capacitação e desenvolvimento da equipe.  

Essa etapa permite traçar um caminho sólido de aprendizado, focando nos conhecimentos e habilidades essenciais para impulsionar o desempenho dos vendedores.  

O ponto de partida é a identificação das necessidades e desafios enfrentados pela equipe de vendas. Além disso, o conteúdo de todo o evento precisa estar relacionado com o motivo para a convenção existir e os objetivos gerais da empresa.  

“Muitas vezes as pessoas gastam mal o seu dinheiro em convenções. Elas ficam preocupadas em fazer um show que não está conectado com a argumentação (o objetivo central)”, destaca Gustavo Penna.

“Essa, para mim, é a maior falha de convenções, é onde eu vejo oito a cada dez apresentadores errarem.” 

A convenção pode incluir tópicos relacionados a técnicas e estratégias de vendas eficazes. Ou, se a convenção tiver como foco o lançamento de novos produtos ou serviços, por exemplo, é essencial reservar um espaço no roteiro para a apresentação detalhada dessas novidades.  

O ponto é estar alinhado com o objetivo central e oferecer informações, de fato, relevantes. Deixe para pensar no formato do show depois. 

Além disso, a apresentação de exemplos práticos e cases de sucesso pode ajudar a ilustrar conceitos teóricos e permitir que os participantes enxerguem a aplicabilidade dos conhecimentos no cotidiano das vendas. 

4. Cronograma e duração 

O cronograma e a duração da convenção de vendas são elementos-chave para garantir que o evento seja bem-organizado e atinja seus objetivos de maneira eficiente.  

Cada atividade do roteiro da convenção requer um tempo específico para sua realização. É essencial considerar a profundidade do conteúdo, a complexidade dos temas e o nível de interação com o público durante o planejamento da duração de cada atividade. 

É importante encontrar um equilíbrio entre a quantidade de informações transmitidas e a capacidade dos participantes de assimilá-las. A sobrecarga de informações pode levar à fadiga cognitiva, tornando difícil a retenção do conteúdo apresentado. 

Homem durante sua apresentação profissional em uma convenção de vendas
A duração de cada atividade deve ser considerada no roteiro de uma convenção de vendas

Para evitar esse problema, é recomendado dividir as atividades mais extensas em blocos menores e intercalar momentos de descanso ou atividades mais leves para estimular a mente e manter a atenção dos participantes. 

Mas é essencial manter certa flexibilidade no cronograma para possíveis ajustes durante a convenção. Eventualmente, uma atividade pode demandar mais tempo do que o previsto, por exemplo. Ter um plano B e a capacidade de fazer adaptações em tempo real é uma habilidade valiosa para garantir o sucesso do evento. 

5. Preparação de materiais e recursos 

A preparação adequada de materiais e recursos é um dos pilares para a realização de uma convenção de vendas dinâmica, interativa e enriquecedora.  

O uso de material visual atrativo é essencial para reforçar a mensagem transmitida durante a convenção de vendas. Slides, gráficos, imagens e infográficos podem ser empregados para ilustrar conceitos, apresentar dados relevantes e destacar informações importantes. 

É fundamental que o material seja bem projetado, com uma estética profissional e de fácil compreensão. Evitar excesso de texto e priorizar elementos visuais que complementam o conteúdo são práticas importantes para manter o interesse e a atenção dos participantes. 

Como mensurar os resultados de uma convenção de vendas? 

O acompanhamento pós-convenção é uma etapa crucial para garantir que o aprendizado adquirido durante o evento seja devidamente consolidado e que os resultados obtidos sejam maximizados. 

É essencial buscar o feedback dos participantes. As opiniões dos colaboradores sobre a convenção, o conteúdo apresentado, as apresentações, as dinâmicas realizadas e a organização do evento podem fornecer informações valiosas para o aprimoramento futuro. 

Outro aspecto importante do acompanhamento pós-convenção é a análise dos resultados de vendas após o evento. É necessário verificar se os objetivos estabelecidos foram alcançados. 

Comparar os resultados obtidos com os períodos anteriores à convenção e avaliar se houve impacto significativo pode fornecer insights valiosos sobre a eficácia do treinamento realizado. 

Com base na análise dos resultados e no feedback dos participantes, é recomendado desenvolver um plano de ação, incluindo os pontos de melhoria identificados durante a convenção e as estratégias específicas para aprimorar as habilidades e competências de cada vendedor. 

Estabelecer programas de desenvolvimento contínuo também é uma saída. Eles podem incluir treinamentos periódicos, workshops, webinars e outras atividades que promovam a atualização constante das habilidades da equipe. 

Tenha uma convenção de vendas infalível com a SOAP 

Você sabia que a SOAP oferece uma consultoria para apresentações em convenções de vendas? Diversas empresas do mercado já contrataram esse serviço, como Libbs Farmacêutica, Ipiranga, Royal Canin e várias outras.  

Com a metodologia SOAP, as apresentações nas suas convenções serão elevadas a um novo nível de eficiência.  

A consultoria oferece: 

  • Gestão completa de toda a comunicação do seu projeto, desde a concepção do evento, até os entregáveis mais práticos como slides de apresentações e sinalizações visuais; 
  • Roteiro e estratégias de Storytelling para você alinhar objetivos e metas globais com atenção total da sua audiência; 
  • Design e visual completo para suas apresentações nos eventos; 
  • Preparação de performance e oratória one-to-one com gestores que forem palestrar nos eventos. 

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