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Você já passou o dia todo ocupado e, no fim, sentiu que nada andou? Quando tudo parece urgente, o que importa fica de lado. A gestão do tempo começa quando as decisões seguem critérios e não o improviso. 

A produtividade, no contexto corporativo, não significa encher o dia de tarefas, mas sim alcançar resultados com o tempo disponível. Para isso, convém criar uma rotina e usar ferramentas que ajudem a conduzir o trabalho de modo mais direto. 

Neste artigo, você verá como aplicar ações simples para organizar o dia, evitar desvios e adotar métodos que funcionam na prática. 

Por que vale a pena gerir melhor o tempo? 

No dia a dia de trabalho, é comum que várias tarefas pareçam urgentes ao mesmo tempo.  

Sem critérios de priorização, o esforço se dispersa. Ao atribuir o mesmo peso a tudo, surge a tentativa de satisfazer todas as necessidades ao mesmo tempo, e, no final das contas, a sensação de progresso não aparece. 

Esse cenário afeta tanto quem executa quanto o time inteiro. Entregas atrasam, conversas se desencontram e decisões ficam pendentes. Mesmo com muito esforço, o resultado não acompanha o volume de trabalho. 

Ao decidir o que precisa ser feito primeiro, o dia se desenrola melhor. A energia vai para o que realmente depende de cada pessoa, e as interrupções diminuem. Com isso, é possível encaixar pausas, manter o ritmo e evitar desvios desnecessários. 

Gerir o tempo, portanto, não é uma questão de fazer mais, mas de agir onde faz mais sentido. 

Nesse ponto, é importante reconhecer que o tempo segue do mesmo jeito, independentemente das tarefas. O que muda é a maneira como cada pessoa lida com ele: como decide, distribui e conclui cada etapa. Essa mudança, do tempo para a ação, é o que transforma o trabalho e os resultados. 

Como organizar melhor o tempo no trabalho? 

Para administrar o tempo de forma mais eficiente, não é preciso mudar toda a rotina de uma vez. Ajustes pontuais já criam impacto. 

No dia a dia, isso significa reconhecer o que precisa avançar agora, o que pode aguardar e o que não faz sentido no momento. 

A seguir, veja métodos que ajudam nesse processo. 

1. Use métodos de priorização 

Em qualquer empresa, há mais demandas do que horas disponíveis. Por isso, convém escolher o que avança primeiro. 

A Matriz de Eisenhower, por exemplo, ajuda nesse ponto. Ela divide as tarefas em quatro grupos: 

• urgente e importante: faça; 

• importante, mas não urgente: programe; 

• urgente, mas não importante: delegue; 

• nem urgente, nem importante: delete. 

Por meio dessa matriz, o que é realmente relevante aparece de maneira mais evidente. 

Outra abordagem é o Eat the Frog (coma o sapo, em português), que propõe começar o dia pelo que exige mais esforço. Ao eliminar logo esse “sapo”, o restante do dia flui com mais leveza. 

2. Técnica Pomodoro 

Trabalhar com foco total por longos períodos pode parecer produtivo, mas o cérebro precisa de pausas.  

A Técnica Pomodoro propõe ciclos de 25 minutos de concentração seguidos de cinco minutos de descanso. Após quatro ciclos, entra uma pausa maior de 20 a 30 minutos. 

Ao dividir o trabalho em blocos, as interrupções diminuem e a execução ganha ritmo. Durante esse tempo, vale avisar ao time para evitar chamadas ou mensagens. 

3. Checklist e organização visual 

Anotar tudo o que precisa avançar no dia evita esquecimentos e desafoga a mente. Um checklist simples já resolve boa parte do dia. Ao marcar uma tarefa como “concluída”, o progresso aparece com nitidez e o ritmo se mantém. 

4. Planeje o dia seguinte 

Decidir o que fazer só depois de ligar o computador consome energia desnecessária. Nos últimos minutos do expediente, vale definir o que entrará no próximo dia. 

Liste as três prioridades e bloqueie horários específicos para cada uma. Assim, o início da manhã ganha direção. 

5. Diga “não” e delegue 

Ninguém precisa carregar tudo. Se uma tarefa pode ser feita por outra pessoa da equipe, delegue. E, se a demanda não faz sentido naquele momento, recuse.  

Quem diz “sim” para tudo costuma atrasar o que realmente importa. 

Use a tecnologia a seu favor 

No ritmo do trabalho, ferramentas digitais ajudam quem precisa lidar com muitas tarefas ao mesmo tempo.  

Trello e Jira separam cada etapa de execução em quadros visuais, o que permite acompanhar o progresso sem depender de atualizações manuais. Notion concentra arquivos, prazos e instruções em um só espaço. Asana mostra o que cada pessoa já finalizou e o que continua pendente. 

Com esse tipo de recurso, as equipes consultam tudo no mesmo local e evitam trocas repetidas por e-mail ou reuniões sem objetivo. A comunicação segue de forma mais direta, e o andamento do trabalho fica claro para todos. 

Sabotadores da gestão do tempo 

A gestão de tempo também envolve proteger o foco dos sabotadores do dia a dia. Veja alguns exemplos: 

• Alertas constantes interrompem o raciocínio; 

• Reuniões sem direção tomam tempo útil; 

• Alternância entre muitas tarefas causa erros; 

• Ajustes insistentes além do necessário, atrasam a entrega. 

Esses desvios, quando se acumulam, ocupam horas inteiras. Por isso, além de ferramentas, vale proteger os momentos de foco. 

Hábitos saudáveis também fazem parte da gestão de tempo 

Trabalhar sem parar não é sinal de produtividade. Ao longo do dia, o corpo e a mente precisam de intervalos para evitar a sobrecarga. 

Pausas curtas a cada hora reduzem o cansaço. Um intervalo mais longo no meio do dia ajuda a retomar a concentração. 

Também é importante encerrar o expediente no horário definido. Quando o trabalho avança pela noite, o dia seguinte começa com menos energia e mais dificuldade de foco. Respeitar esses limites sustenta a constância das entregas. 

O papel central da comunicação na gestão do tempo 

Processos mal definidos, reuniões longas e retrabalhos frequentes surgem de falhas na comunicação. Sempre que informações chegam incompletas, o tempo se perde em alinhamentos extras e correções. 

Para evitar esse cenário, é necessário adotar práticas que garantam trocas mais diretas entre as equipes.  

Ao organizar mensagens e instruções em um único canal, reduz-se os ruídos que comprometem o andamento das entregas. 

Recursos como Slack, Microsoft Teams, Jira, Trello e Google Workspace reúnem conversas, arquivos e tarefas no mesmo ambiente. Assim, o fluxo se mantém contínuo, sem dispersão entre canais diferentes. 

Quando todos entendem o que deve ser feito, as atividades avançam com mais consistência e menos retrabalho. 

Como a SOAP pode ajudar sua equipe a melhorar a produtividade 

A gestão do tempo no ambiente corporativo depende de escolhas mais conscientes, alinhamento entre pessoas e planejamento das ações. Ferramentas e métodos ajudam, mas sozinhos não resolvem.  

É preciso desenvolver competências que sustentam o ritmo de trabalho, e é aí que os treinamentos corporativos da SOAP entram.  

SOAP Comunicação Assertiva 

Quando a equipe se comunica com objetividade, os ruídos diminuem e o retrabalho cai. O Workshop Comunicação Assertiva desenvolve a escuta ativa, construção de mensagens persuasivas e assertivas, feedbacks e comunicação empática.  

SOAP Liderança 

Líderes bem preparados conseguem organizar prioridades, reduzir desperdícios e engajar o time. O treinamento de Liderança da SOAP fortalece a inteligência interpessoal, a tomada de decisão e a gestão de conflitos. 

SOAP Story Planning 

Sem planejamento, o tempo se perde em tentativas e correções. O SOAP Story Planning ensina você e seu time a estruturar ações com lógica, clareza e direcionamento, do objetivo à mensuração dos resultados. 

Se sua equipe enfrenta desafios para entregar com qualidade dentro do tempo, esses treinamentos são o próximo passo natural. 

Fale com a SOAP e conheça as soluções ideais para o seu time!