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Para alguns profissionais, cumprir uma agenda repleta de compromissos pode parecer apenas parte da rotina. Para outros, no entanto, a busca por comunicação assertiva em reuniões transforma cada encontro em um verdadeiro teste de preparo, clareza e posicionamento. O que deveria ser um espaço estratégico de alinhamento e decisão, muitas vezes, se converte em um cenário de ansiedade, insegurança e frustração.

Essa pressão se intensifica especialmente diante de lideranças, clientes e decisores, quando assuntos sensíveis e metas importantes estão em pauta. A sensação de estar sendo avaliado a cada palavra dita pode bloquear ideias e comprometer resultados.

É nesse contexto que surge uma das principais dúvidas da vida profissional: como garantir uma comunicação realmente assertiva em reuniões? O que dizer, como estruturar a mensagem e, principalmente, como transmitir segurança e credibilidade ao se posicionar?

Por que você pode parecer inseguro em reuniões de trabalho (mesmo sem perceber)

Muitas vezes, não conseguimos enxergar as próprias limitações dentro dos compromissos de trabalho, como em uma reunião. Pequenas falas ou hesitações podem transformar completamente o ambiente, influenciar as pessoas e até impactar diretamente os resultados.

Por isso, além de compreender o que é preciso fazer para soar mais confiante em reuniões, também é importante analisar aquilo que você está fazendo. São falhas de comunicação e posicionamento que, muitas vezes, são visíveis para os outros, mas passam despercebidas por você.

Falta de clareza

Convocar uma reunião sem uma missão bem definida, sem metas e propósitos claros, pode gerar confusão e desperdício de tempo. Por isso, ao decidir por um encontro, questione-se: este é realmente o melhor formato? Que resultado espero alcançar?

Desorganização

Ninguém quer participar de uma reunião em que os assuntos que serão abordados não estão organizados. Portanto, não conduza uma reunião sem saber tópico a tópico do que será discutido. Separe e revise também, com antecedência, os arquivos que serão mostrados.

Ansiedade e nervosismo

A linguagem verbal, o tom de voz e a postura dizem muito sobre você — mais do que imagina. Segundo pesquisas recentes divulgadas pela OMS (Organização Mundial da Saúde), cerca de 32% dos trabalhadores brasileiros apresentam síndrome do estresse crônico, um dado preocupante que influencia diretamente diversos comportamentos no ambiente corporativo.

Uso de palavras inadequadas

A comunicação assertiva em reuniões é um dos pilares para o sucesso de um encontro. Utilizar um vocabulário baseado em gírias, piadas fora de contexto ou falas desconexas pode transmitir a sensação de falta de preparo.

A relação entre linguagem e confiança: como suas ações moldam sua imagem

Em uma reunião que envolve profissionais de diferentes hierarquias, é fundamental estar atento a um dos seus principais recursos: a linguagem. E isso não se limita apenas às palavras que você escolhe, mas também ao tom de voz e à postura que acompanha toda a conversa.

Por isso, vale observar aspectos que, muitas vezes, dizem mais do que as palavras e acabam revelando exatamente o que sua mente e seu corpo estão sentindo. A insegurança em relação ao tema em pauta, ao ambiente ou até às pessoas envolvidas pode ser percebida mesmo quando você não se dá conta.

Observe e evite os seguintes comportamentos:

• Descontrole nas expressões faciais e na gesticulação. Fique atento às suas reações, aos movimentos dos braços e das mãos.
  
• Falta de proatividade. Agendar uma reunião não significa, automaticamente, estar aberto às novas ideias ou à solução de problemas. Demonstre isso com atitudes e participação ativa.
  
• Distrações constantes. No cotidiano, estamos sempre conectados a várias tarefas ao mesmo tempo. No entanto, durante um encontro profissional, evite interrupções e o uso de outras telas: estar focado é sinal de respeito aos demais participantes.
  

O excesso, muitas vezes, é interpretado como insegurança. Portanto, tenha cuidado ao falar demais, se movimentar em excesso ou tentar reforçar autoridade em um ambiente que não exige esse tipo de postura. Ao mesmo tempo, ficar retraído e não participar ativamente também pode demonstrar falta de confiança na comunicação profissional.

Frases comuns que enfraquecem sua comunicação e como substituí-las

Existem algumas frases que podem comprometer o seu posicionamento durante uma reunião. São termos bastante normalizados no dia a dia, mas que carregam um impacto oculto: acabam enfraquecendo a sua oratória e a forma como você é percebido profissionalmente.

Treine para retirar da sua comunicação expressões que fragilizam sua confiança diante de líderes, colegas ou colaboradores. Muitos desses termos são mais comuns do que se imagina e são utilizados com frequência sem que se perceba o peso que carregam.

Veja alguns exemplos e como substituí-los de forma mais assertiva:

“Será que faz sentido?”
Esse tipo de questionamento demonstra insegurança na sua própria ideia ou planejamento. Sempre que pensar em usar algo parecido, prefira frases como: “Faz sentido para você?” ou “O que você pensa sobre isso?”

“Eu não tive tempo”
Quando você for cobrado por uma tarefa não realizada, opte por frases mais objetivas e profissionais, como: “Eu priorizei outras demandas mais urgentes” ou “Preciso de mais tempo para analisar com cuidado”.

“Depende… eu acho que”
Respostas muito subjetivas devem ser evitadas, pois podem gerar falta de credibilidade. Em vez disso, utilize: “Na minha avaliação…”.

“Desculpe, mas…” e “Posso estar errado, mas…”
Pedir desculpas antes de expor uma opinião pode diminuir a força do que você vai dizer em seguida. Prefira: “Tenho uma perspectiva diferente…” ou “Gostaria de acrescentar outro ponto…”.

“Eu odeio…”
Alguns termos carregam um peso emocional muito forte e podem soar imaturos no ambiente corporativo. Substitua por: “Tenho algumas preocupações” ou “Vejo pontos que merecem atenção”.

“É só uma ideia…”

Evite expressões que diminuam o peso da sua contribuição. Em vez de dizer “é só uma ideia”, prefira: “Uma possibilidade que vale considerar é…”. Em reuniões decisivas, clareza e posicionamento fortalecem sua imagem profissional.

“Não sou especialista, mas…”

Evite iniciar sua fala diminuindo a própria credibilidade. Em vez disso, utilize: “Com base na minha experiência nesse tema…”. Essa construção fortalece sua segurança ao apresentar uma ideia ou projeto, além de reforçar sua autoridade e domínio sobre o assunto.

Linguagem, tom de voz e postura: os pilares para soar mais confiante em reuniões

Mais importante do que o que se diz é a forma como você se apresenta enquanto fala. Por isso, observe se sua linguagem verbal está alinhada com suas ideias, seu tom de voz e sua postura. 

Esses elementos precisam caminhar juntos, principalmente em um ambiente corporativo, onde a percepção de confiança influencia diretamente sua credibilidade em reuniões.

Postura aberta transmite segurança

O primeiro passo para parecer mais confiante em reuniões é manter uma postura aberta. Ombros relaxados e braços descruzados sinalizam receptividade e controle emocional. Esse tipo de linguagem corporal demonstra que você está disponível para o diálogo e preparado para contribuir.

Contato visual gera presença e autoridade

O contato visual é um dos sinais mais fortes de confiança profissional. Ele mostra atenção e interesse pelo que está sendo discutido. O ideal é manter o olhar de forma natural, com pequenos intervalos, para evitar que se torne algo intimidador ou desconfortável.

Gestos sutis reforçam sua comunicação

Os movimentos das mãos também impactam a percepção sobre a sua fala. Gestos leves e controlados ajudam a enfatizar pontos importantes, enquanto exagerados ou contidos demais podem transmitir ansiedade ou insegurança. Além disso, respeitar o espaço do outro é essencial para manter uma comunicação equilibrada.

Tom de voz e respiração influenciam sua clareza

Outro ponto fundamental para uma comunicação assertiva em reuniões é controlar a respiração e gerenciar as emoções. Quando você reduz o nervosismo, consegue manter um tom de voz mais estável e firme, transmitindo calma, clareza e confiança ao se expressar.

O que líderes podem fazer para transformar a comunicação da equipe?

A comunicação é um dos maiores desafios do mundo corporativo. Com os avanços tecnológicos constantes e equipes cada vez mais dinâmicas, as lideranças precisam desenvolver novas formas de diálogo para garantir que a mensagem seja compreendida com clareza e eficiência, evitando ruídos e falhas no dia a dia.

Pensando nesses desafios, aSOAP oferece o workshop de Comunicação Assertiva, um treinamento criado para capacitar profissionais e aprofundar habilidades essenciais de inteligência social dentro das equipes. O workshop amplia o entendimento sobre o impacto de uma comunicação clara, objetiva e estratégica no ambiente de trabalho.

A formação é indicada para aprimorar o relacionamento interpessoal, estimular a performance entre colaboradores e impulsionar resultados consistentes. O objetivo é estudar técnicas práticas para construir e adaptar discursos em diferentes situações corporativas, tornando a comunicação uma ferramenta de conexão, liderança e crescimento organizacional.

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