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Você já leu aqui inúmeras dicas da SOAP para que você esteja melhor preparado para se comunicar nos momentos decisivos, vencer os seus desafios de negócios, principalmente em momentos de crise.

Porém, há um outro momento decisivo, tão importante como negociar com um prospect ou fazer uma apresentação de resultados, que também pode determinar o sucesso ou fracasso do seu negócio: a entrevista com a imprensa.

Assim como acontece com as apresentações, nem sempre os executivos se preparam de forma adequada para falar com a imprensa.

E, quando isto acontece, perdem uma oportunidade única de utilizar a mídia a seu favor. Seja em situações proativas, na qual a Assessoria de Comunicação conseguiu vender para algum veículo de interesse uma matéria sobre um projeto da empresa, seja em situações reativas, na qual a empresa precisa gerenciar uma crise provocada por um fato negativo.

Conscientes da importância deste momento decisivo, muitos executivos recorrem ao famoso Media Training.

Trata-se de um processo de treinamento dos executivos eleitos porta-vozes de uma determinada empresa com o objetivo de aperfeiçoar sua capacidade de se relacionar com os jornalistas em entrevistas, eventos ou encontros de relacionamento.

Durante um Media Training os porta-vozes aprendem como funciona a confecção de uma notícia e o seu papel neste processo, conhecem técnicas para melhor aproveitar o tempo da entrevista, descobrem como a forma de falar pode influenciar o conteúdo que será usado pelos jornalistas e treinam o autocontrole em situações de tensão em frente às câmeras.

Como resultado, busca-se que os porta-vozes transmitam as mensagens de forma eficiente durante uma entrevista à imprensa mesmo as mais tensas -, influenciem de forma positiva o rumo da entrevista e transformem situações difíceis em oportunidade de reforçar as principais mensagens corporativas. O ponto de partida de um Media Training é o alinhamento do discurso e das key messages a serem transmitidas pelos porta-vozes da empresa aos veículos de comunicação.

A partir de um diagnóstico e alinhamento conduzido por um profissional de comunicação, um documento chamado por muitos de Q&A (Questions & Answers) é preparado trazendo o ensaio de dezenas de possíveis perguntas principalmente as mais difíceis – que possam vir a serem feitas pelos jornalistas. Principalmente, o documento deve trazer as respostas padrão ou discurso padrão, alinhadas e aprovadas pela direção da empresa.

Desta forma, este documento passa a ser a referência para todos os porta-vozes, orientado não somente as respostas para as questões mais difíceis, mas também as key messages que precisam ser transmitidas em qualquer tipo de entrevista. Com um Q&A definido é possível iniciar o treinamento dos porta-vozes.

O Media Training geralmente segue o seguinte roteiro:

• Entrevista inicial com os porta-vozes, conduzida por um jornalista convidado (veículo impresso, televisivo, radiofônico ou digital) para uma avaliação inicial do conteúdo e forma apresentados. Neste momento os porta-vozes ainda não conhecem o Q&A criado

• Uma devolutiva é feita aos porta-vozes, com análise e discussão das entrevistas concedidas. O objetivo é identificar a possível dissonância entre as mensagens transmitidas e o entendimento do jornalista, bem como a performance dos porta-vozes é avaliada, principalmente oratória e linguagem corporal. Neste caso, muitas vezes um profissional especializado, como um fonoaudiologista, acompanha as entrevistas para feedback

• Palestra com um profissional de comunicação experiente, geralmente um Assessor de Comunicação, para explicar e conscientizar os porta-vozes sobre o funcionamento da imprensa, confecção de notícias e qual o caminho ideal para se relacionar com os jornalistas

• O profissional de comunicação dá seguimento com a apresentação do Q&A aos porta-vozes, criando dinâmicas para a conscientização inicial e memorização das mensagens

• Por fim, uma segunda simulação de entrevista é feita com os porta-vozes com o mesmo profissional de imprensa

O profissional de comunicação geralmente prepara um vídeo com as entrevistas gravadas e envia um relatório analítico customizado para cada porta-voz, destacando quais são seus pontos positivos e, principalmente, os seus pontos de melhoria. O próximo passo para cada porta-voz é fazer a sua lição de casa: ensaiar, ensaiar, ensaiar e ensaiar.

Não deixe de acompanhar outras poderosas dicas cuidadosamente preparadas pela SOAP nesta série especial sobre a crise nos negócios.

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