Que a comunicação é uma grande aliada dos negócios, isso você já sabe. Você precisa fazer uma comunicação institucional da sua empresa, ou de um novo produto, ou de um novo serviço. Cria um conceito, desenvolve uma campanha, estabelece um plano de mídia. Em alguns casos faz anúncios impressos, nas rádios ou até na TV! Em outros faz uma campanha apenas digital, explora as mídias sociais etc. Tinha tudo para dar certo, mas… a campanha não dá retorno. Não funciona. E é isso que você não sabe. Por que falhou? Por que a estratégia não deu certo? O mesmo acontece com sua apresentação. Você tem uma reunião marcada, com um prospect por exemplo.

Prepara com todo cuidado sua apresentação. Capricha no roteiro. Capricha nos slides. Ensaia exaustivamente. Tinha tudo para dar certo. Você apresenta. E o resultado foi: “Gostamos muito, certamente ligaremos quando precisarmos de você!”. Novamente: Por que falhou? Por que a estratégia não deu certo? Uma possível resposta para o fracasso é um erro na estratégia. Ou, em muitos casos, a falta dela. A elaboração da estratégia de comunicação de uma apresentação é uma etapa altamente negligenciada. E isso, principalmente neste momento de crise, pode ser um tiro no pé. O mesmo acontece, em menor escala, com a criação de um roteiro para a apresentação. O que a grande maioria dos executivos faz quando tem pela frente o desafio de construir uma nova apresentação é abrir o PowerPoint… E, em muitos casos, copiar e colar slides de outras apresentações. E isso realmente pode não funcionar.

E para que serve montar uma estratégia para uma apresentação? Tirando de lado a resposta óbvia, a montagem de uma estratégia – correta – garante maior consciência sobre a criação da apresentação. Na prática, uma boa estratégia funcionará como um “GPS” da sua apresentação, indicando o caminho correto, bem como um filtro, fazendo com que você selecione somente as informações e mensagens que realmente terão pertinência em sua apresentação. Inúmeros pontos podem ser mapeados em estratégia de comunicação para uma apresentação. Porém, cinco deles são vitais. Vamos a eles:

AUDIÊNCIA: mais do que saber “quem são”, é preciso mapear “o que eles precisam”. Ou seja, mais do que definir “vou apresentar para um diretor de marketing”, você precisa identificar quais são suas dores, necessidades ou oportunidades em relação aquilo que será apresentado por você à sua audiência. Este é o ponto de partida, aquilo que você precisa começar atacando ou abordando em seu discurso.

OBJETIVO: este é um dos pontos mais difícil de serem mapeados. Muitos confundem o objetivo do negócio com o objetivo da apresentação. Por exemplo: qual o objetivo de uma apresentação comercial? Se você respondeu “vender”, sinal de alerta. Claro que você quer vender algo, mas pare e pense: você vai conseguir vender o seu projeto para o seu prospect ao final da primeira reunião? Ele vai assinar o cheque após o seu discurso? Imagino que não… e que algumas outras reuniões devam acontecer até que você venda. Portanto, o objetivo de sua apresentação na primeira reunião não é vender. Que tal o objetivo ser “marcar uma segunda reunião”? Isso vai mudar sensivelmente o roteiro de sua apresentação. Para que você consiga melhor identificar o objetivo da sua apresentação, responda a esta questão: “O que você quer que sua audiência pense e/ou sinta e/ou faça ao final da sua apresentação?”. As respostas podem ser a chave para que você descubra o seu real objetivo com aquela determinada apresentação.

PERFIL DO APRESENTADOR: além de customizar a apresentação com foco em uma determinada audiência, a apresentação também precisa estar customizada para o estilo do apresentador. Caso contrário ele terá dificuldades em apresenta-la. Você prefere uma apresentação formal ou mais informal? Com mais ou menos textos nos slides? Com ou sem animações nos slides? Prefere o raciocínio baseado em histórias ou notícias? Enfim, estes são alguns exemplos que ilustram a adaptação da apresentação conforme o perfil do apresentador.

TEMPO: não confunda o tempo da reunião com o tempo da apresentação. Dica: apresente no menor tempo possível! Não é porque sua reunião tem uma duração prevista de 1 hora que você precisa criar 50 slides para ocupar o tempo! Como recomendação, uma apresentação não deve ultrapassar 50% do tempo da reunião. Afinal, haverá um bate-papo “quebra-gelo” de início, talvez você faça uma investigação mais aprofundada da sua audiência e, após performar sua apresentação, certamente precisará reservar um tempo para responder possíveis questionamentos.

CENÁRIO: este tópico diz respeito aos recursos técnicos para a sua apresentação. Não corra o risco de fazer tudo certo e, no dia da apresentação, ser traído por incompatibilidades técnicas. É preciso mapear a sala onde será feita sua apresentação para você ter noção do espaço, entender se deverá apresentar em pé ou sentado; mapear a tela da projeção para saber se o formato é 4×3 ou 16×9; verificar se você poderá plugar o seu computador ou deverá levar um pendrive com sua apresentação para rodar no computador local – e se assegurar que o computador tenho o PowerPoint ou o KeyNote instalado; verificar se é preciso um adaptador para a projeção em seu computador, se será necessário utilizar um microfone, se há sistema de som disponível etc etc etc. Enfim, você precisa previamente conhecer os detalhes técnicos para não ser pego de surpresa! Enfim, a comunicação é um ativo importantíssimo para os negócios.

Entre as ferramentas, as apresentações estão presentes nos negócios do dia a dia. Estão presentes nos mais diferentes momentos decisivos corporativos. Elas podem lhe ajudar a fechar um negócio, como também podem colocar tudo a perder. E, para que elas realmente ajudem você, o ponto de partida e traçar a melhor estratégia. Somente com uma estratégia muito bem apurada é possível criar um roteiro vencedor, slides no estado da arte e ter na ponta da língua um discurso matador.

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