Eu sei, esse título é batido. Mas já que vamos falar sobre a importância da boa comunicação, nada melhor do que iniciar com um título que não deixa dúvidas. Falando em não deixar dúvidas, acredito que essa é a base para uma comunicação efetiva, tanto em reuniões de negócios quanto com os familiares e amigos. Você só consegue se comunicar bem se também souber compreender. Um pequeno mal entendido pode se transformar em uma tremenda confusão.

Falhas de comunicação Diz a lenda (ou os emails-corrente) que certa vez um diretor comunicou ao gerente: fariam um evento para que enxergassem o Cometa Halley passando, algo que acontece a cada 76 anos e que só não seria possível ver a olho nu, caso estivesse chovendo. Quando o comunicado foi passado adiante, o gerente avisou ao supervisor que, por ordem do diretor, o Cometa Halley apareceria e que o evento acontece a cada 76 anos a olho nu. O supervisor por sua vez passou o recado ao chefe de produção: o cientista Halley tinha 76 anos e estaria nu no refeitório da fábrica. Assim a informação foi sendo transmitida. Quando finalmente chegou ao quadro de avisos, a notificação falava de uma festa liberada pelo diretor, que faria 76 anos. A comemoração contaria com o show de Bill Halley e seus Cometas e, para isso, todos deveriam estar nus no refeitório.

Moral da história: o diretor soube comunicar claramente o que aconteceria, mas todas as outras pessoas insistiram em entender o que lhes era conveniente. Como posso me comunicar bem? Quando estamos em uma reunião de negócios ou em alguma situação em que precisamos nos vender, a tendência é, na maioria das vezes, não prestarmos atenção ao que as outras pessoas falam. Isso acontece porque estamos focados em dizer do que somos capazes ou o que podemos oferecer. Mudar isso não é tão simples quanto parece, mas podemos dar algumas dicas do que pode ser feito:

1) Gravar a reunião é o melhor método para que você retome tudo que foi dito. Ouvindo depois, fica claro que em alguns momentos insistimos em não entender o que o interlocutor está tentando nos passar. Isso acontece, mais uma vez, porque estamos pensando no que precisamos dizer.

2) Caso não tenha gravador ou ache que isso possa constranger, anotar é uma ótima opção. Mesmo com todas as tecnologias que podemos utilizar a nosso favor, um caderno de notas pode ajudá-lo a compreender o geral da reunião e será um documento que você sempre poderá consultar.

3) Perguntar não é crime. Se você gravou, anotou e mesmo assim ainda ficou com dúvidas sobre algum ponto, a melhor coisa a se fazer é ligar ou ter uma segunda reunião para esclarecer. É melhor perguntar do que oferecer algo que contradiz as vontades do cliente. Simples atos como gravar, anotar e perguntar nos faz ter uma compreensão clara do que estão querendo comunicar.